mployee logo
Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Profesi Staff Administrasi

Staff administrasi adalah sebuah profesi yang umum dibutuhkan perusahaan dengan tugas mengorganisir dan memastikan kegiatan yang bersifat administratif atau ketatausahaan perusahaan berjalan dengan baik dan lancar.

 

staff administrasi

Deskripsi Profesi Staff Administrasi

Staff Administrasi atau lebih sering disebut dengan admin adalah mereka yang bertugas mengurus dan mengorganisasi semua pekerjaan administrasi atau tata usaha perusahaan. Adanya staff admin memastikan semua proses berjalan dengan lancar sesuai rencana.

Staff administrasi adalah seseorang yang bekerja di bidang administrasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tugas utamanya adalah untuk melakukan tugas-tugas administratif, seperti mengelola dokumen, menangani korespondensi, dan memelihara sistem pengarsipan.

Staff administrasi juga dapat bertanggung jawab atas tugas-tugas lain yang terkait dengan administrasi, seperti menyusun laporan keuangan, menyusun agenda pertemuan, serta mengatur jadwal rapat atau kegiatan lainnya. Dalam beberapa perusahaan, staff administrasi juga dapat bertanggung jawab atas tugas-tugas yang terkait dengan pelayanan pelanggan atau pengelolaan data.

Jobdesk Staff Administrasi

perusahaan atau organisasi di mana mereka bekerja. Namun, beberapa tugas umum yang biasanya dilakukan oleh staff administrasi adalah:

  1. Mengelola dan memelihara sistem pengarsipan dan dokumen perusahaan
  2. Menangani korespondensi dan komunikasi internal dan eksternal
  3. Mengelola jadwal dan kalender manajemen atau staf lainnya
  4. Menangani masalah administratif sehari-hari seperti pengaturan perjalanan bisnis, pembelian kantor atau inventarisasi persediaan kantor
  5. Memproses dokumen penting seperti faktur, surat jalan, dan laporan keuangan
  6. Menyiapkan presentasi atau laporan untuk rapat atau pertemuan
  7. Membantu dalam proses rekrutmen, seperti pengumpulan lamaran kerja dan pengaturan jadwal wawancara
  8. Mengatur dan mengelola agenda rapat dan membuat catatan rapat.

Namun, tugas-tugas ini bisa berbeda-beda tergantung pada perusahaan atau organisasi di mana staff administrasi bekerja. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan staff administrasi untuk memiliki keterampilan tambahan seperti pengalaman dalam pengelolaan situs web atau media sosial, sementara yang lain mungkin mengharuskan mereka untuk memiliki pengalaman dalam keuangan atau akuntansi.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Staff Administrasi

  • Memahami Cara Kerja Microsoft Office

Pekerjaan administrasi erat hubungannya dengan surat menyurat serta input data. Untuk bisa melakukan tugas ini dengan baik, seorang staf admin harus menguasai Microsoft Office terutama Microsoft Word, Microsoft Power Point dan Microsoft Excel. Anda juga harus selalu memperbarui pengetahuan di bidang teknologi agar bisa menggunakan perangkat terbaru untuk memudahkan pekerjaan Anda.

  • Mampu Mengatur Waktu dengan Baik

Time management sebenarnya adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh semua orang. Memiliki manajemen waktu yang baik memungkinkan seorang staf admin mengatur semua tugas dengan baik berdasarkan skala prioritas. Dengan begitu, kegiatan yang berlangsung di perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efisien.

  • Detail dan Teliti

Pekerjaan administrasi membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Kesalahan sedikit saja pada data bisa berakibat buruk. Begitu juga kesalahan dalam mengatur waktu. Jangan sampai kelalaian terhadap detail dan ketidaktelitian Anda mengancam posisi Anda sebagai karyawan.

  • Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik

Staf admin juga dituntut memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni. Ini karena Anda akan berhadapan dengan semua orang yang ada di kantor mulai dari level paling bawah sampai paling atas. Agar bisa berkoordinasi dengan baik, Anda harus bisa berkomunikasi secara baik dan efektif.

  • Kemampuan Menulis

Keahlian lainnya yang perlu dikuasai adalah menulis. Anda akan banyak berhadapan dengan kegiatan surat menyurat dan mencatat. Untuk itu diperlukan keahlian menulis yang baik.

Keahlian ini bisa Anda pelajari dengan membaca, memperbanyak referensi kosa kata sehingga pesan yang Anda sampaikan dapat dibaca dan dipahami dengan baik.

  • Interpersonal

Interpersonal skill adalah keahlian seorang  untuk berinteraksi dengan sesama. Kemampuan ini sangatlah berguna untuk menguatkan tim dan mempersolid tim untuk menunjang kemajuan perusahaan.

  • Kerja Tim

Kerja tim yang bagus sangatlah bagus untuk perusahaan. Jika suatu tim bisa solid dan saling menguatkan pastinya tidak jarang akan membuahkan keberhasilan dan kesuksesan.

Bukan hanya di bidang ini saja yang membutuhkan kerja tim atau bisa di bilang team work, tetapi banyak bidang pekerjaan yang memerlukan kerja tim seperti club sepak bola, voli, dan masih banyak lagi.

  • Disiplin Dalam Segala Hal

Kemampuan ini sangat banyak disukai banyak kalangan. Jadi tak heran jika perusahaan memilih karyawan yang mempunyai kedisiplinan yang tinggi.

Apa saja yang harus kita disiplinkan untuk menunjang karir kita? Antara lain disiplin waktu dan disiplin untuk belajar hal baru. Jadi biasakan mulai sekarang untuk disiplin dalam segala hal agar kelak kita memetik hasilnya.

  • Manajemen Arsip

Keterampilan pengarsipan, pengurutan dan pengorganisasian umum menjadi syarat lain yang dibutuhkan staff administrasi.

  • Pelayanan Prima atau Service Excellent

Pelayanan prima atau service excellent juga tidak kalah penting. Sebagai staff administrasi pastinya menjadi wajah bagi perusahaan yang di tempatkan di depan atau bisa di bilang front office.

Maka dari itu sangatlah penting setiap staff memahami kemampuan pelayanan prima atau service excellent. Contoh pelayanan prima yang akan di hadapi seorang staff administrasi yaitu menghadapi client yang datang untuk bekerjasama maupun hanya berkonsultasi saja.

  • Analisis Data 

Bakat khusus yang harus dimiliki staff administrasi adalah menganalisis data. Keahlian ini dibutuhkan untuk menyusun laporan dan mengumpulkan bahan penelitian dari departemen terkait.

  • Merancang Skala Prioritas 

Sebagai staff admin kantor Anda harus siap berhadapan dengan tumpukan dokumen yang harus disusun, input data, menerima dan menelpon klien dan sebagainya. Load kerja yang tinggi ini harus disiasati dengan menentukan skala prioritas.

Anda harus menyusun rencana harian, pekerjaan mana yang harus diprioritaskan. Urutkan pekerjaan harian mulai dari yang paling penting. Ini dilakukan agar pekerjaan Anda lebih efektif.

  • Skill Problem Solving 

Keahlian penyelesaian masalah juga tidak kalah pentingnya bagi seorang staff administrasi.

Ada kalanya tiba-tiba muncul masalah dalam pekerjaan misalnya rapat yang harus ditunda atau dokumen yang perlu segera direvisi.

Dengan memiliki kemampuan penyelesaian masalah, pastinya akan lebih mudah untuk menghadapi hambatan yang tidak terduga tersebut.

Dalam menyelesaikan masalah tidak apa-apa jika membutuhkan bantuan dari orang lain. Malah jika Anda tidak bisa menyelesaikannya sendiri, sebaiknya jangan ragu meminta saran atau bantuan.

Cara Menjadi Staff Administrasi

Untuk menjadi staff administrasi, biasanya dibutuhkan pendidikan minimal SMA atau sederajat. Selain itu, beberapa keahlian yang dapat menjadi nilai tambah dalam profesi ini antara lain kemampuan mengoperasikan komputer, pengelolaan arsip dan dokumen, serta komunikasi yang baik.

Untuk memulai karir sebagai staff administrasi, langkah pertama yang dapat dilakukan adalah mencari informasi lowongan pekerjaan di media online atau koran. Kemudian, siapkan CV dan surat lamaran yang baik dan jelas. Selain itu, dapat juga mengikuti pelatihan atau kursus terkait keahlian yang diperlukan dalam profesi ini.

Setelah diterima sebagai staff administrasi, teruslah belajar dan mengembangkan diri. Manfaatkan kesempatan untuk mengasah keahlian dan keterampilan, serta berinteraksi dengan orang-orang di sekitar lingkungan kerja. Dengan tekun dan semangat belajar yang tinggi, dapat meningkatkan kemampuan dan peluang karir di masa depan.

Jenjang Karir Staff Administrasi

Jenjang karir staff administrasi bisa bervariasi tergantung dari kebijakan perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Namun, secara umum, jenjang karir staff administrasi dapat dimulai dari level entry-level atau junior, kemudian naik ke level mid-level atau senior, dan kemudian ke level manajerial.

Pada level entry-level, tugas staff administrasi biasanya masih bersifat operasional dan administratif seperti melakukan tugas-tugas administrasi seperti pengarsipan, pengolahan data, mengirimkan email, menjawab telepon, dan lain sebagainya. Pada level mid-level, tugas staff administrasi akan lebih kompleks seperti mengelola anggaran, membuat rencana kerja, koordinasi dengan departemen lain, dan pengambilan keputusan kecil. Sedangkan pada level manajerial, tugas staff administrasi lebih mengarah pada manajemen sumber daya manusia, merencanakan strategi bisnis, dan pengambilan keputusan strategis.

Untuk meningkatkan jenjang karir, staff administrasi juga bisa memperoleh sertifikasi atau kualifikasi yang relevan dengan bidangnya seperti sertifikasi keahlian bahasa, sertifikasi IT, sertifikasi manajemen, dan lain-lain. Selain itu, pengalaman kerja dan kemampuan komunikasi juga sangat penting untuk naik ke jenjang karir yang lebih tinggi.

  • Tingkat Junior (kurang lebih 2 tahun pengalaman)
    Junior administrative staff 

  • Tingkat Menengah (3-4 tahun pengalaman)
    Senior administrative staff

  • Tingkat Senior (6-10 tahun pengalaman)
    Kepala bagian administrasi

Yang Harus Kalian Ketahui Staff Administrasi

Berikut beberapa fakta tentang staff administrasi:

  1. Staff administrasi merupakan posisi penting di hampir semua jenis organisasi, baik itu di sektor swasta maupun publik.
  2. Tugas utama staff administrasi adalah menangani berbagai tugas administratif, seperti pengarsipan, pemrosesan data, pengaturan jadwal, dan lain sebagainya.
  3. Seiring dengan perkembangan teknologi, tugas-tugas administratif semakin banyak dilakukan secara digital menggunakan perangkat lunak atau aplikasi khusus.
  4. Keterampilan yang dibutuhkan oleh staff administrasi meliputi kemampuan komunikasi, pengorganisasian, penggunaan teknologi, serta ketelitian dalam melakukan pekerjaan administratif.
  5. Pendidikan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi staff administrasi berbeda-beda tergantung pada organisasi dan posisi yang diinginkan, namun setidaknya dibutuhkan pendidikan menengah atau diploma dari perguruan tinggi atau institusi yang relevan.
  6. Jenjang karir untuk staff administrasi dapat bervariasi tergantung pada organisasi tempat bekerja dan prestasi yang dicapai. Beberapa posisi yang dapat ditempuh antara lain supervisor administrasi, kepala bagian administrasi, atau manajer operasi.

Profesi Lainnya

produser rekamar

Produser Rekaman

Pekerjaan produser rekaman adalah peran yang bertanggung jawab atas proses produksi musik dan rekaman. Seorang produser rekaman bekerja dengan artis, musisi, penulis lagu, dan teknisi

Read More »
ahli pertanian

Ahli Pertanian

Apa itu Pekerjaan Ahli Pertanian ? Ahli pertanian adalah orang yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang pertanian, baik itu tanaman, hewan, ikan, maupun kayu.

Read More »
pegawai negeri sipil

Pegawai Negeri Daerah

Pegawai Negeri Daerah (PND) adalah seseorang yang bekerja untuk pemerintah daerah dalam suatu negara. Mereka merupakan bagian dari aparatur sipil negara (ASN) dan bertanggung jawab

Read More »
profesi content strategist

Content Strategist

Content Strategist adalah profesi yang bertanggung jawab untuk menentukan strategi konten yang tepat untuk mencapai tujuan pemasaran/penjualan suatu perusahaan. Dimulai dari riset konten, produksi sampai

Read More »
profesi dosen

Dosen

Profesi dosen merupakan salah satu karir yang memiliki peran penting dalam dunia pendidikan. Dosen adalah seorang pengajar di perguruan tinggi atau universitas yang bertanggung jawab

Read More »
profesi enumerator

Enumerator

Enumerator adalah pekerjaan yang bertugas untuk mengumpulkan data dari responden melalui wawancara, survei, atau sensus. Enumerator biasanya bekerja untuk lembaga penelitian, pemerintah, atau organisasi non-pemerintah

Read More »