mployee logo

Profesi Resepsionis

Resepsionis adalah pegawai yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan terkait tujuan yang diinginkan.

profesi resepsionis

Deskripsi Profesi Resepsionis

Resepsionis merupakan peran yang sudah sangat lumrah ditemui, terlebih di industri yang mengedepankan hospitality seperti perhotelan dan restoran.

Tidak hanya di hotel dan restoran, resepsionis juga kerap kali dibutuhkan di lobi depan perkantoran. Pekerjaan sebagai resepsionis dalam perkantoran dinilai penting karena resepsionis adalah “wajah” terdepan dari sebuah kantor.

Resepsionis memang menjadi salah satu profesi yang sering kita dengar dan kita temui. 

Resepsionis harus bisa menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut. 

Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.

Di suatu perusahaan kecil biasanya terdapat sekretaris merangkap menjadi seorang resepsionis untuk pimpinannya.

Tetapi diperusahaan yang besar dan maju, tugas menjadi resepsionis tidak cukup di isi dengan satu orang, jadi biasanya terdapat beberapa orang yang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan. Bisa juga terbagi kedalam beberapa shift.

Ketika menjalankan tugasnya, seorang resepsionis wajib memiliki keramahan dalam pelayanan kepada pihak luas perusahaan untuk memberikan citra baik perusahaan dimata pihak luar perusahaan seperti perusahaan rekan, pelanggan, tamu dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, seseorang yang bekerja sebagai resepsionis bukanlah dipilih secara sembarangan, melainkan mereka harus memiliki profesionalitas.

Dalam menerima tamu/klien yang datang ke kantor, seorang respsionis perlu memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

  1. Jangan membuat tamu atau klien menunggu terlalu lama.
  2. Memberikan salam, sapa dan senyum kepada setiap tamu atau klien.
  3. Segera menanyakan keperluan dari tamu atau klien.
  4. Mempersilahkan tamu atau klien tersebut untuk mengisi buku tamu terlebih dahulu.
  5. Selalu memperhatikan kepentingan tamu atau klien tersebut. Dengan sigap tanyakan apakah tamu atau klien tersebut mau menunggu pegawai yang sedang ia cari.
  6. Memberikan informasi yang dibutuhkan tamu / klien dengan jujur.
  7. Memahami adab perusahaan. Jangan sembarangan membocorkan informasi dari perusahaan.
  8. Memperhatian penampilan agar selalu rapi dan wangi.
  9. Tidak perlu mengobrol dengan teman sesama resepsionis.

Adapun kunci utama seorang resepsionis adalah sapa, salam, dan senyum agar tamu juga merasa senang disambut dengan keramahan.

Proses menerima dan menyamut tamu oleh resepsionis merupakan langkah pertama yang dirasakan oleh tamu saat memasuki kantor, hotel dan lain sebagainya.

Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar belakang.

Untuk itu, impresi pertama yang muncul di tahap ini akan mampu mencerminkan image kantor dimata tamu yang datang.

Jobdesk Resepsionis

  • Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
  • Melayani tamu perusahaan yang berkunjung
  • Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
  • Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
  • Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga
  • Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait
  • Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan
  • Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan
  • Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan
  • Menerima dan meneliti informasi tamu yang datang berkunjung
  • Mendengarkan keluhan tamu
  • Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk
  • Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju
  • Menyambut tamu yang datang dan mengarahkan informasi terkait tujuan kedatangan.
  • Menerima dan meneruskan surat yang masuk.
  • Melayani keluhan pelanggan atau tamu yang datang.
  • Mengelola arsip sederhana yang berkaitan dengan administrasi resepsionis.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Resepsionis

1. Keterampilan

Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis meliputi:

  • Keterampilan Teknis

Untuk melayani tamu, resepsionis harus dapat menggunakan alat pendukung di mejanya. Penggunaan komputer dan perangkat lunaknya. Anda juga akan belajar cara menggunakan telepon dan terhubung dengan prospek di perusahaan. Dan pengetahuan tentang struktur organisasi dan pekerjaan perusahaan.

  • Keterampilan Pribadi

Selain itu, ia harus bisa mengelola pekerjaannya dengan menyambut tamu dan melayani tamu yang datang ke perusahaan. Untuk alasan ini, resepsionis harus dapat bekerja sama dengan baik antara atasan, karyawan, bawahan, dan departemen lainnya. Maka resepsionis harus memiliki keinginan untuk membantu dan saling menghormati. Tidak hanya di tempat kerja, tetapi juga di luar pekerjaan

  • Keterampilan Berkomunikasi

Seorang resepsionis harus dapat berkomunikasi dengan baik untuk mengatakan sesuatu dengan cara yang sederhana, efektif, efisien dan ramah. Sehingga para tamu tidak kecewa bahkan jika keinginan mereka tidak terpenuhi. Oleh karena itu, para tamu dapat memahami dan memahami situasi melalui penjelasan yang baik dari penerimaan.

  • Keterampilan Customer Service

Anda adalah kesan pertama perusahaan. Resepsionis yang sukses akan bersikap ramah, teratur, dan mengenal perusahaan dengan baik.

  • Keterampilan Komputer

Anda perlu menanggapi email, menggunakan sistem telepon, membuat dan mengelola program, dan harus bisa mempelajari komputer dan perangkat lunak khusus industri.

  • Keterampilan Komunikasi

Mendengarkan pelanggan dan manajemen, berbicara dengan jelas dan ramah di telepon dan bertatap muka merupakan keterampilan penting bagi resepsionis.

2. Pengetahuan

Berikutnya adalah pengetahuan yang harus dimiliki seorang resepsionis.

  • Pengetahuan Umum

Seorang resepsionis harus mempelajari keterampilan umum karena ia menerima tamu dari berbagai budaya, latar belakang etnis, dan bahkan perbedaan nasional. Untuk melakukan ini, mereka perlu mengetahui budaya atau cara menerima tamu dari latar belakang yang berbeda. Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi dan tugas masing-masing posisi di perusahaannya.

Harus Mengetahui juga rencana perusahaan untuk menunjukkan posisi ketika diminta oleh para tamu. Keahlian bahasa internasional juga harus dikuasai oleh resepsionis. Jika dikendalikan oleh resepsionis maka ini adalah senj4ta ampuh yang dapat menjunjung karier resepsionis setinggi mungkin. Hal ini tentu saja bahasa internasional yang digunakan secara umum.

Misalnya, temui tamu dari negara lain, ekspatriat dari Eropa atau Amerika. Bahkan, para pemimpin bisnis kadang-kadang perlu diminta untuk berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

  • Pengetahuan Khusus

Seorang sekretaris harus memiliki ketelitian, hal ini sangat penting karena resepsionis adalah orang yang menyambut para tamu. Oleh karena itu, ia harus selalu berhati-hati ketika menghitung akun tamu, menulis nama dan nomor rumah tamu, dan hal-hal penting lainnya yang berkaitan dengan tamu resepsi hotel.

Tugas utama resepsionis bukan hanya untuk menyambut tamu yang datang, tetapi juga menyewakan kamar hotel dan fasilitas lainnya untuk tamu. Oleh karena itu, periksa informasi tentang produksi hotel. Resepsionis harus bersahabat dengan karyawan perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak.

Oleh karena itu, beberapa karakter sering menjadi kriteria untuk resepsionis. Misalnya suka bergaul, ramah dan sopan.

3. Perilaku

Terlihat bagus, bersih dan rapi bukan hanya karena kepribadian resepsionis. Tapi itu juga termasuk hal-hal yang mengelilinginya. Peralatan kerja seperti alat tulis harus disimpan dengan benar di lokasi. Para tamu akan terkesan dan puas dengan layanan yang ditawarkan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

4. Kepribadian

Resepsionis hotel harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan. Mereka harus selalu siap untuk membantu para tamu ketika mereka harus senang berhubungan dengan tamu dan orang lain, dan mereka bisa menjadi pendengar yang baik.

  • Gigih dan Cerdas

Seorang resepsionis selalu melakukan pekerjaan yang sama dari pagi hingga malam. Kebosanan adalah kata pertama yang perlu diatasi. Karena kebosanan dapat memberitahu resepsionis untuk mengabaikan pekerjaannya. Misalnya, hadapi tamu korporat dengan wajah bermusuhan dan tidak pernah senyum.

  • Baik, Sopan, Ramah, Bijaksana

Baik karena selalu menawarkan layanan terbaik untuk departemen dalam perusahaan dan perusahaan lain. Resepsionis di beberapa perusahaan, kadang-kadang bertugas menghubungkan bagian internal perusahaan melalui telepon internal. Seorang resepsionis juga harus berteman dengan perusahaan lain, karena ini adalah bagaimana citra perusahaan yang baik dapat ditampilkan.

  • Tanggung Jawab

Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaannya selalu berusaha melakukan pekerjaannya dengan benar dan tepat waktu, tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.

  • Loyalitas

Seorang resepsionis diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Meskipun ada jam kerja tambahan dari yang ditentukan, sebagai bentuk loyalitas kepada perusahaan.

  • Tanggap

Dalam hal ini, resepsionis harus dapat membuat keputusan dengan cepat dan akurat ketika berhadapan dengan situasi di resepsi.

Cara Menjadi Resepsionis

Pendidikan

  1. Minimal lulusan SMA/ SMK yang sederajat untuk semua jurusan.
  2. Jika memiliki latar belakang pendidikan D3/ S1 pada jurusan yang sesuai seperti Administrasi Perkantoran dan Manajemen Perhotelan.

Pengetahuan

  1. Mengambil kelas bahasa asing terutama Bahasa Inggris.
  2. Belajar memahami program minimal Microsoft Office.

Jenjang Karir Resepsionis

Staf Resepsionis

Resepsionis yang baru memulai karier dan melayani para tamu perusahaan. Seorang resepsionis bekerja sesuai shift gedung atau shift manajemen hotel.

Supervisor

Staf yang bertugas melakukan pengawasan para resepsionis dan memberikan pelatihan bagi resepsionis baru.

Frontdesk Manager

Tingkatan karier ini biasanya ada di industri perhotelan sebagai pemimpin jalannya kegiatan bagian resepsionis atau front desk yang juga bertanggung jawab dalam proses check-in dan check-out pengunjung.

Yang Harus Kalian Ketahui Resepsionis

Sebelum menjadi resepsionis, Anda perlu mengetahui beberapa hal di bawah ini:

  • Dikutip dari yahoo.com, gaji sebagai resepsionis di gedung putih ternyata mencapai USD 48.800 atau Rp 690 juta pertahun (USD 1 = Rp 14.140). informasi ini terkuak lewat laporan gaji yang dirilis Gedung Putih pada 1 Juli 2019.

  • Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar.

  • Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama kali tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis.

  • Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan dan senantiasa siap membantu tamu bila diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.

  • Dikutip dari id.nouvo.com gaji seorang resepsionis bisa mencapai $1800-2600/ bulan atau setara dengan 30an juta rupiah perbulan.

  • Tak banyak yang tahu, melansir dari merdeka.com, penyanyi dangdut Jenita Janet sebelum tenar seperti sekarang ini, ternyata pernah bekerja sebagai seorang resepsionis di sebuah bank swasta. Namun, ia akhirnya memilih keluar dan mengejar kariernya sebagai seorang penyanyi dangdut.

  • Seorang resepsionis mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Rasa bosan bisa saja mendera tiba-tiba. Kebosanan bisa membuat resepsionis teledoran dalam pekerjaannya. Oleh sebab itu, seorang resepsionis harus tetap gigih dan rajin sepanjang shift yang ia jalani.

Profesi Lainnya

profesi sekertaris

Sekretaris

Sekretaris adalah salah satu profesi yang berkaitan erat dengan peketjaan kantoran. Pada umumnya, Sekretaris bekerja pada bidang pekerjaan yang bersifat administratif dan membantu atasan untuk

Read More »
master of ceremony

MC (Master of Ceremony)

Orang yang akan memimpin serangkaian acara, baik formal maupun nonformal agar acara dapat berjalan lancar dan meninggalkan kesan positif disebut sebagai MC (Master of Ceremony). MC

Read More »
profesi jaksa

Jaksa

Profesi Jaksa berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan Republik Indonesia adalah Pejabat Fungsional yang diberi wewenang oleh undang undang untuk bertindak

Read More »
profesi business analyst

Business Analyst

Business analyst atau analisa bisnis adalah salah satu profesi yang cukup penting dalam sebuah perusahaan. Biasanya seorang business analyst diperlukan oleh perusahaan yang membutuhkan analisa yang lebih mendalam

Read More »
marketing manager

Marketing Manager

Marketing manager merupakan jabatan yang berperan penting dalam pencapaian omset atau keuntungan perusahaan. Seiring dengan perkembangan teknologi fokusnya tidak lagi hanya memasarkan produk secara offline, namun

Read More »
profesi desiain interior

Desainer Interior

Desainer interior adalah suatu profesi yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses desain interior yang terdiri dari perencanaan, penataan dan perancangan ruang-ruang interior. Desain interior memiliki berbagai

Read More »