mployee logo

Profesi General Affair

General Affair adalah seseorang yang bertugas untuk mengelola hampir keseluruhan kegiatan kantor seperti perizinan, pengadaan barang dan menjaga aset perusahaan, protokoler, instalasi listrik, telepon, air, mengurus perizinan, pengadaan alat tulis kantor, kebutuhan di pantry seperti gula, teh, kopi hingga perlengkapan toilet sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan baik.

jobdesk general affair

Deskripsi Profesi General Affair

General Affair (GA) merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan kepala operasional, terkadang pada beberapa perusahaan GA berada dibawah Departemen Personalia (HR).

Lalu mengapa General Affair dibutuhkan pada perusahaan? Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan:

1. Pengadaan, Pemeliharaan dan Perawatan Alat-alat Operasional Perusahaan

Fungsi pertama soerang General Affair adalah melakukan pengadaan, pemeliharaan dan perawatan alat-alat operasional perusahaan dan fasilitas kantor agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik.

Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan. GA juga mengurusi pengadaan alat-alat kantor seperti komputer, printer, kertas dan alat-alat kantor yang lain.

GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?

Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.

2. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.

Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

3. Membantu Mengurus Perizinan

Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Sebagai contoh: perizinan lingkungan, izin bangunan, izin ketenagakerjaan dan lain sebagainya.

Karena perannya dalam membantu mengurusi perizinan, maka seorang GA harus dapat menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.

4. Membina Hubungan Baik

Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah. Maka dari itu, perlu penggunaan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta. Dengan aplikasi tersebut, tentu akan menimalisir human error yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan karyawan merasa dirugikan.

Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.

Itulah tugas dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.

Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.

Jobdesk General Affair

Tugas seorang GA tentu saja berbeda-beda di setiap perusahaan, GA di perusahaan retail tentu berbeda dengan GA di perusahaan manufaktur. Nah berikut ini adalah tugas GA secara umum dan di berbagai jenis perusahaan:

1. Tugas General Affair secara umum

Secara umum, seorang General Affair bertugas untuk mengelola hampir keseluruhan kegiatan kantor seperti perizinan, pengadaan barang dan menjaga aset perusahaan, protokoler, instalasi listrik, telepon, air, mengurus perizinan, pengadaan alat tulis kantor, kebutuhan di pantry seperti gula, teh, kopi hingga perlengkapan toilet.

Bahkan, di beberapa perusahaan, tanggung jawab seorang General Affair juga akan merangkap sebagai HRD. Tentunya, jika perusahaan semakin berkembang, tanggung jawab dua posisi ini perlu dipisahkan.

2. Tugas General Affair di perusahaan Retail

  • Terlibat dalam proses legalitas dan perizinan.
  • Mengurus pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas penunjang lainnya.
  • Menyiapkan dokumen administrasi.
  • Mengurus pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional.
  • Mengatur jadwal operasional karyawan lain seperti supir, office boy dan satpam.

3. Tugas General Affair di perusahaan FMCG

  • Terlibat dalam urusan corporate social responsibility dan lingkungan hidup.
  • Mengurus perihal pemeliharaan gedung dan fasilitas lainnya.
  • Menyiapkan dokumen-dokumen administratif dan legal.
  • Mengurus pengadaan dan perawatan kendaraan operasional jika ada.
  • Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan proyek yang dilakukan perusahaan.

4. Tugas General Affair di Terusahaan Startup

Startup atau perusahaan yang masih tergolong baru, akan memaksimalkan sumber daya manusia yang ada. Karenanya, kamu mungkin saja menjumpai peran General Affair dan HRD yang menjadi satu posisi. Berikut tanggung jawabnya:

  • Menyiapkan kebutuhan administratif
  • Menyimpan bukti-bukti transaksi perusahaan seperti invoice, struk belanja, dan lain-lain untuk diserahkan kepada bagian finance.
  • Menjaga alat-alat di perusahaan dan memastikan dapat bekerja dengan baik seperti laptop, printer, scanner, mesin fotokopi dan lain-lain.
  • Memantau absen karyawan, cuti, izin sakit.
  • Mengurus benefit karyawan seperti BPJS Kesehatan, Ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan.
  • Menyiapkan dokumen-dokumen kepegawaian meliputi offer letter, kontrak, perjanjian kerja.
  • Menyiapkan dokumen-dokumen legal lainnya jika dibutuhkan.

5. Tugas General Affair di Perusahaan Teknologi

Jika kamu bekerja sebagai General Affair di perusahaan teknologi, maka kemungkinan kamu akan berhadapan dengan tanggung jawab ini:

  • Menyiapkan perjanjian kontrak kerja dan memperbarui masa berlaku kontrak tersebut.
  • Melakukan proses training development dalam perusahaan.
  • Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di perusahaan.
  • Mengelola kinerja tim dengan memberikan tujuan dan evaluasi yang jelas serta berkelanjutan.
  • Membantu supervisor dalam proses penilaian kinerja karyawan.
  • Membantu supervisor dalam melakukan proses konseling bagi karyawan.
  • Membantu dalam melakukan proses rekrutmen.
  • Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru perusahaan.

6. Tugas General Affair di Perusahaan Manufaktur

  • Menjalin relasi dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Pemda, Kecamatan, Kelurahan dan Kepolisian.
  • Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan seperti bangunan, reklame dan lainnya.
  • Ikut bertanggung jawab terhadap kondisi instalasi listrik dan berbagai peralatan operasional yang dimiliki perusahaan.
  • Melakukan kontrol terhadap pekerjaan security, cleaning service, driver dan staff lainnya.
  • Menangani pengadaan alat-alat seperti ATK dan alat kerja.

Keahlian Yang Harus Dimiliki General Affair

Bisa membuat laporan keuangan 

Mengingat ia akan berhubungan dengan aset perusahaan dan berbagai macam arsip seorang staff GA harus punya skill teliti dan jujur.

Teliti dalam hal menyusul segala laporan keuangan secara rinci, serta jujur melaporkan anggaran biaya operasional perusahaan setiap bulannya.

Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik

Menjadi staff GA akan bertugas sebagai jembatan antara karyawan dengan divisi keuangan, maupun perusahaan dengan pihak eksternal untuk mengurus masalah perizinan.

Itulah sebabnya, kamu harus mempunyai skill komunikasi yang baik agar tidak terjadi miskom ataupun informasi yang salah.

Memahami teknik lobi dan negosiasi yang baik

Karena akan berhubungan dengan perizinan, urusan internal maupun perwakilan perusahaan, seorang GA harus punya skill teknik lobi dan negosiasi. Sebab ia harus pintar melakukan tawar menawar agar budget dan tujuan perusahaan bisa sesuai serta operasional berjalan lancar.

Manajemen bisnis dan administrasi

General affair biasanya akan berkedudukan di bawah kepala operasional secara langsung dan menjadi perwakilan eksternal perusahaan. Itulah sebabnya penting bagi seorang GA mengetahui dasar-dasar bisnis seperti apa.

Selain itu, urusan administrasi tentang perizinan sampai dengan kontrak karyawan juga tidak luput dari skill yang harus ia miliki.

Cara Menjadi General Affair

Perusahaan yang ingin merekrut untuk posisi GA mensyaratkan untuk minimal memiliki gelar sarjana strata satu (S1) dari jurusan administrasi perkantoran atau minimal D3 tergantung kualifikasi masing-masing perusahaan. Hal ini terkait dengan pekerjaan general affair yang lebih banyak bergerak di bagian administratif.

Selain itu, akan menjadi nilai tambah kalau sudah memiliki pengalaman di bidang yang sama. Artinya, yang memiliki tugas untuk melakukan pengadaan dan pemeliharaan aset perusahaan. Maka dari itu perbanyak pengalaman.

Kualifikasi lain yang juga penting untuk menempati posisi GA di perusahaan adalah memahami bahkan memiliki sertifikasi untuk menerapkan keselamatan dan kesehatan kerja (K3).

Tak kalah pentingnya, untuk Anda yang ingin menjadi tim GA yang direkrut bisa membuat dan memahami laporan harian dan mingguan. Hal ini tentu saja masih berkaitan dengan tugas-tugas sehari-hari yang harus diemban oleh tim GA.

Untuk pribadinya, sebaiknya memahami 5R yaitu ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin. Kelima sifat ini yang sangat diperlukan untuk bisa membantu melaksanakan tugas sehari-hari sebagai bagian dari tim GA.

Selanjutnya jika ingin menjadi general affair maka seseorang diharapkan dapat bekerja baik secara tim maupun individu. Baik bekerja secara tim maupun individu memiliki peran, tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang harus dipenuhi dari seorang general affair.

Untuk itu, seorang general affair harus siap jika ditugaskan bekerja secara tim maupun individu.

Beberapa Requirement Seorang General Affair

  • Diploma Administrasi Bisnis, Sekretaris, Hukum, atau disiplin lain yang relevan, atau pengalaman kerja yang setara;
  • Setidaknya dua tahun pengalaman yang terbukti dalam bidang logistik, administrasi, urusan hukum, sumber daya manusia, bantuan kantor, atau pekerjaan kesekretariatan;
  • Pengalaman kerja dengan LSM atau organisasi internasional lebih disukai;
  • Menunjukkan kemampuan untuk berkomunikasi dalam bahasa Inggris lisan dan tulisan;
  • Keterampilan interpersonal dan komunikasi yang baik;
  • Komitmen terhadap pekerjaan administrasi dan logistik;
  • Pengetahuan kerja yang baik tentang prosedur administrasi dan kemampuan untuk melakukan tugas administrasi secara efisien dan sesuai dengan peraturan organisasi;
  • Pengetahuan dan pengalaman dengan komunikasi kantor internal yang efisien, termasuk sistem pengarsipan yang efisien;
  • Literasi komputer (kesiapan untuk mempelajari dan mengelola paket perangkat lunak komputer yang diperlukan untuk pekerjaan kantor, terutama terkait manajemen komunikasi dan informasi);
  • Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, memenuhi tenggat waktu, dan memprioritaskan tugas rutin dan ad hoc;
  • Fleksibilitas dan kemampuan untuk bekerja dengan baik secara mandiri dan sebagai anggota tim tanpa pengawasan yang ketat;
  • Kebijaksanaan dan diplomasi saat berinteraksi dengan vendor, kontraktor, staf, dan anggota.

Jenjang Karir General Affair

  • Staf General Affair

Staf adalah jenjang karier awal untuk bagian general affair. Deskripsi pekerjaan staf hanya mengerjakan satu unit tugas saja dengan target yang lebih sedikit.

  • Supervisor General Affair

Supervisor memiliki unit tugas yang lebih banyak dibandingkan staf.

  • Manager General Affair

Manajer bekerja membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan staf.

  • Head of General Affair

Kepala bagian bertugas mengkoordinasikan pekerjaan dan membuat laporan dengan pimpinan maupun bagian lain.

Yang Harus Kalian Ketahui General Affair

Sebelum menjadi general affair, Anda perlu mengetahui beberapa hal di bawah ini:

  • Sebagai departemen yang aktif melayani kebutuhan internal perusahaan, General Affair juga berfungsi mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

  • Tingkat keberhasilan kinerja seorang general affair diukur dari seberapa cepat penyelesaian masalah segala aspek legal perusahaan seperti pengurusan izin. Untuk unit pengukuran yang digunakan pada aspek ini adalah hari, minggu, atau bulan. Selain itu, tingkat kepuasan manajemen atas kinerja bagian general affair juga menjadi patokan keberhasilannya.

  • Seiring berjalannya waktu, maka gaji seorang general affair akan bertambah sesuai dengan prestasi kerjanya. Hal ini dikarenakan sukses atau tidaknya general affair maka diukur dari bagaimana ia dapat menyelesaikan masalah dan mendukung kinerja dalam operasional perusahaan.

  • Pada banyak perusahaan dengan organisasi sederhana, bagian general affair digabung dengan bagian Human Resource Development (HRD). Bahkan nggak jarang juga melakukan tugas bagian pembelian atau purchasing.

  • Peran bagian general affair ternyata juga bisa menghemat biaya perusahaan. terbukti, dikutip dari sindonews.com, SKK Migas pernah berhemat sebesar 350 miliar rupiah. Penghematan ini dilakukan dari operasional kantor mulai dari sewa gedung, transportasi untuk mobilisasi pekerja, fasilitas dan peralatan kantor, fasilitas kedinasan, travel dan akomodasi perjalanan dinas.

Profesi Lainnya

profesi interpreter

Interpreter

Interpreter disebut sebagai salah satu profesi yang bertugas menerjemahkan bahasa secara lisan, tanpa ditulis. Interpreter dikenal sebagai juru bahasa yang tidak perlu menulis terjemahan, tetapi

Read More »
social media officer

Social Media Officer

Social Media Officer adalah sebuah bidang pekerjaan yang masuk dalam ranah komunikasi dengan tugas untuk melakukan pengelolaan terhadap akun sosial media perusahaan yang didalamnya menyangkut

Read More »
konsultan it

Konsultan IT

Pada umumnya, orang-orang mengetahui pekerjaan sebagai konsultan IT tidak jauh dari yang namanya komputer, software maupun jaringan. Keberadaan seorang konsultan IT di Indonesia juga tidak

Read More »
profesi social media specialist

Social Media Specialist

Profesi social media specialist mungkin terdengar baru di era digital ini. Faktanya, Wearesocial Hootsuite menyampaikan bahwa pada tahun 2019, penggunaan media sosial di Indonesia mencapai

Read More »
profesi finance

Finance

Finance atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai keuangan adalah ilmu dalam mengelola uang dan proses aktual untuk memperoleh dana yang mempengaruhi kehidupan setiap perusahaan. Sementara

Read More »
profesi model

Model

Apa itu model? Secara umum model adalah seseorang yang dipekerjakan untuk tujuan menampilkan dan mempromosikan pakaian mode atau produk lainnya dan untuk tujuan iklan atau

Read More »