mployee logo
Search
Close this search box.
Search
Close this search box.

Profesi Arsiparis

Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola dan memelihara arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi.

arsiparis

Deskripsi Profesi Arsiparis

Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola dan memelihara arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi, perusahaan, ataupun instansi milik pemerintah.

Arsiparis memiliki peran penting dalam menjaga integritas dan keberlanjutan informasi, serta memastikan aksesibilitas dan ketersediaan arsip yang diperlukan. Tugas utama seorang arsiparis meliputi pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mereka juga dapat terlibat dalam penyusunan kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan arsip.

Pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan yang melibatkan pengelolaan dan pemeliharaan arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi. Arsiparis bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengorganisasikan, menyimpan, dan menjaga arsip agar tetap aman dan terjaga keutuhannya. Mereka juga bertugas menyediakan aksesibilitas terhadap arsip yang diperlukan oleh staf internal, peneliti, atau pihak eksternal.

Sebagai arsiparis, tugas utama Anda meliputi:

  1. Pengumpulan Arsip
    Menerima dan mengumpulkan arsip dari berbagai sumber, seperti departemen internal, organisasi mitra, atau individu. Arsip yang diterima harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.
  2. Pengorganisasian Arsip
    Membuat sistem klasifikasi dan indeksasi yang efisien untuk mengorganisasikan arsip agar mudah diakses dan ditemukan. Hal ini dapat melibatkan pembuatan struktur folder, label, metadata, atau penggunaan perangkat lunak pengelolaan arsip.
  3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
    Menyimpan arsip dalam kondisi yang aman dan terjaga keutuhannya. Arsiparis harus memilih tempat penyimpanan yang sesuai, mengontrol suhu dan kelembaban, serta menjaga keamanan fisik dan digital.
  4. Penghapusan dan Pengosongan Arsip
    Memahami siklus hidup arsip dan melakukan penghapusan arsip yang sudah tidak relevan atau memenuhi persyaratan hukum. Proses ini harus dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk menjaga keberlanjutan dan keteraturan arsip.
  5. Layanan Referensi dan Akses Arsip
    Memberikan layanan referensi kepada pengguna arsip, seperti staf internal, peneliti, atau pihak eksternal. Arsiparis harus mampu memberikan akses yang tepat dan efisien terhadap arsip yang diminta, baik melalui proses permintaan fisik maupun akses digital.

Keahlian yang diperlukan dalam pekerjaan arsiparis meliputi pengetahuan tentang pengelolaan arsip, keterampilan organisasi dan pengaturan, keakuratan dan ketelitian, serta kemampuan komunikasi dan pelayanan yang baik. Memiliki pemahaman tentang perkembangan teknologi dan digitalisasi juga menjadi kebutuhan penting dalam era informasi digital yang terus berkembang.

Pekerjaan arsiparis dapat ditemukan di berbagai sektor, termasuk sektor pemerintahan, perusahaan swasta, lembaga pendidikan, lembaga budaya, dan organisasi nirlaba. Penting bagi seorang arsiparis untuk memahami persyaratan hukum terkait pengelolaan arsip serta menjaga kepatuhan terhadap regulasi privasi yang berlaku.

Dalam upaya menjadi seorang arsiparis yang kompeten, pendidikan formal dalam bidang terkait seperti arsipologi, perpustakaan, atau ilmu informasi dapat menjadi modal yang berguna. Selain itu, pengalaman kerja, keanggotaan dalam asosiasi profesional, dan partisipasi dalam proyek-proyek arsip juga dapat memperkuat kualifikasi dan meningkatkan peluang karir dalam bidang ini.

Jobdesk Arsiparis

Tugas dan Tanggung Jawab Arsiparis

  1. Mengembangkan dan menerapkan sistem pengarsipan yang efisien dan terorganisir.
  2. Menjaga dan memelihara arsip fisik dan digital agar tetap teratur, mudah diakses, dan terjaga keamanannya.
  3. Mengklasifikasikan, mengindeks, dan memberi label pada dokumen dan data perusahaan.
  4. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan, dan prosedur pengarsipan yang relevan.
  5. Menangani permintaan informasi dan penelusuran arsip dengan cepat dan akurat.
  6. Melakukan pemeliharaan rutin pada arsip fisik, seperti pemindahan, penyusutan, atau pemusnahan yang sesuai.
  7. Mengembangkan dan memberikan pelatihan tentang pengarsipan dan penggunaan sistem pengarsipan kepada staf yang terlibat.
  8. Mengawasi proses pindah arsip saat diperlukan.
  9. Memantau dan menerapkan langkah-langkah keamanan fisik dan digital untuk melindungi arsip dari kehilangan, kerusakan, atau pencurian.
  10. Berkoordinasi dengan departemen atau tim lain untuk keperluan pengarsipan dan permintaan data.

Kualifikasi Arsiparis

  1. Gelar sarjana di bidang perpustakaan, manajemen informasi, atau bidang terkait (lebih disukai).
  2. Pengalaman kerja sebagai arsiparis atau posisi terkait minimal 2 tahun.
  3. Pengetahuan mendalam tentang prinsip dan praktik pengarsipan, termasuk pengarsipan fisik dan digital.
  4. Familiaritas dengan peraturan dan kebijakan pengarsipan yang relevan.
  5. Keahlian dalam menggunakan perangkat lunak pengarsipan dan sistem manajemen dokumen.
  6. Kemampuan organisasi yang baik dan perhatian terhadap detail.
  7. Kemampuan untuk bekerja dengan cepat, presisi, dan menjaga kerahasiaan informasi.
  8. Kemampuan komunikasi dan kerja sama tim yang baik.
  9. Pemahaman tentang kebutuhan dan tantangan dalam pengelolaan arsip di berbagai format (fisik dan digital).
  10. Keterampilan analitis yang kuat dalam memecahkan masalah dan menangani situasi yang kompleks.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Arsiparis

  1. Pengetahuan tentang Pengelolaan Arsip: Seorang arsiparis harus memiliki pemahaman yang kuat tentang prinsip dan praktik pengelolaan arsip, termasuk sistem klasifikasi, indeksasi, dan perawatan fisik dan digital arsip.
  2. Keterampilan Organisasi dan Pengaturan: Kemampuan untuk mengorganisasikan dan mengatur arsip secara sistematis dan efisien sangat penting dalam pekerjaan ini. Arsiparis harus dapat menciptakan struktur yang jelas dan mudah diikuti.
  3. Keakuratan dan Ketelitian: Kehandalan dan akurasi dalam mengelola arsip adalah aspek yang krusial. Kesalahan dalam pengorganisasian atau pemeliharaan arsip dapat berdampak negatif pada aksesibilitas dan integritas informasi.
  4. Kemampuan Komunikasi dan Pelayanan: Arsiparis sering berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk staf internal dan eksternal. Kemampuan komunikasi yang baik dan kemampuan memberikan pelayanan yang memadai sangat penting dalam pekerjaan ini.

Cara Menjadi Arsiparis

Untuk menjadi arsiparis yang profesional, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan dikuasai, antara lain:

  1. Pendidikan formal
    Meskipun tidak ada persyaratan khusus untuk menjadi arsiparis, namun memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidang arsip akan sangat membantu. Beberapa jurusan yang relevan adalah ilmu informasi, ilmu perpustakaan, sejarah, administrasi publik, dan lain-lain. Selain itu, ada juga program sertifikasi atau diploma yang ditawarkan oleh beberapa lembaga pendidikan atau profesi untuk meningkatkan kompetensi arsiparis.
  2. Keterampilan teknis
    Arsiparis harus mampu mengoperasikan berbagai peralatan dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola arsip, seperti komputer, scanner, printer, kamera, software pengolah data dan gambar, dan lain-lain. Arsiparis juga harus menguasai standar dan metode pengarsipan yang berlaku, seperti klasifikasi, pengindeksan, penomoran, penjilidan, penyimpanan, pemeliharaan, pemusnahan, dan lain-lain.
  3. Keterampilan interpersonal
    Arsiparis harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak yang terkait dengan arsip, seperti atasan, rekan kerja, klien, pengguna arsip, peneliti, dan lain-lain. Arsiparis harus dapat menjelaskan isi dan fungsi arsip dengan jelas dan tepat kepada orang-orang yang membutuhkannya. Arsiparis juga harus dapat bekerja sama dengan tim atau individu lain dalam melakukan tugas-tugas pengarsipan.
  4. Sikap profesional
    Arsiparis harus memiliki integritas dan etika kerja yang tinggi dalam menjalankan tugasnya sebagai pengelola arsip. Arsiparis harus menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi yang terdapat dalam arsip-arsip yang ditanganinya. Arsiparis juga harus menghormati hak cipta dan hak kepemilikan dari pemilik atau pencipta arsip. Arsiparis juga harus bersikap objektif dan netral dalam menyajikan informasi dari arsip-arsip tersebut.

Demikianlah beberapa cara untuk menjadi arsiparis yang profesional. Semoga bermanfaat bagi Anda yang tertarik untuk menekuni profesi ini.

Jenjang Karir Arsiparis

Jenjang Karir Arsiparis

Arsiparis adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen-dokumen penting dalam suatu organisasi. Arsiparis juga berperan sebagai penghubung antara pengguna informasi dan sumber informasi yang tersedia. Arsiparis harus memiliki kemampuan analisis, komunikasi, dan organisasi yang baik, serta menguasai berbagai teknologi informasi.

Jenjang karir arsiparis dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi, bidang keahlian, dan tingkat pendidikan yang dimiliki. Secara umum, ada tiga tingkatan karir arsiparis, yaitu:

1. Arsiparis Junior

Arsiparis junior adalah arsiparis yang baru lulus dari pendidikan diploma atau sarjana di bidang kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis junior biasanya bertugas untuk melakukan pekerjaan rutin seperti mengklasifikasikan, mengindeks, dan mendokumentasikan dokumen-dokumen yang masuk atau keluar dari arsip. Arsiparis junior juga harus mampu menggunakan perangkat lunak dan peralatan arsip yang sesuai dengan standar profesional. Arsiparis junior dapat bekerja di berbagai jenis organisasi, seperti pemerintah, perusahaan, lembaga pendidikan, atau lembaga non-pemerintah.

2. Arsiparis Senior

Arsiparis senior adalah arsiparis yang memiliki pengalaman kerja minimal lima tahun di bidang kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis senior harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang lebih mendalam tentang prinsip-prinsip dan praktik kearsipan, serta mampu menangani masalah-masalah yang lebih kompleks dan spesifik. Arsiparis senior juga harus memiliki kemampuan kepemimpinan dan supervisi, serta dapat berkolaborasi dengan pihak-pihak lain yang terkait dengan pengelolaan informasi. Arsiparis senior dapat bekerja di posisi-posisi strategis seperti kepala arsip, konsultan arsip, atau pengajar arsip.

3. Arsiparis Spesialis

Arsiparis spesialis adalah arsiparis yang memiliki keahlian khusus di bidang tertentu yang berkaitan dengan kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis spesialis harus memiliki pendidikan lanjutan seperti magister atau doktor di bidang kearsipan atau ilmu informasi, serta sertifikat profesional yang relevan. Arsiparis spesialis juga harus memiliki penelitian dan publikasi yang berkualitas di bidangnya. Arsiparis spesialis dapat bekerja di organisasi-organisasi yang membutuhkan layanan arsip yang lebih spesifik dan berkualitas, seperti museum, perpustakaan, atau lembaga penelitian.

Jenjang karir arsiparis menawarkan berbagai peluang dan tantangan bagi mereka yang tertarik dengan dunia informasi. Dengan meningkatkan kompetensi dan kredibilitasnya, arsiparis dapat berkontribusi secara signifikan bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan masyarakat.

Yang Harus Kalian Ketahui Arsiparis

Sebelum memutuskan untuk bekerja sebagai arsiparis, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

  1. Kondisi Fisik dan Lingkungan Kerja: Pekerjaan ini dapat melibatkan pemindahan dan pengangkutan arsip fisik yang berat. Selain itu, beberapa lingkungan kerja arsip mungkin membutuhkan penanganan bahan kimia atau penyimpanan khusus. Memiliki kondisi fisik yang sehat dan mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang berbeda adalah penting.
  2. Perkembangan Teknologi dan Digitalisasi: Dalam era digital yang terus berkembang, pemahaman dan keahlian dalam pengelolaan arsip digital menjadi semakin penting. Seorang arsiparis harus terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka sesuai dengan perkembangan teknologi terkini.
  3. Tuntutan Hukum dan Kepatuhan: Beberapa jenis arsip, seperti arsip yang berhubungan dengan keuangan atau data pribadi, mungkin tunduk pada regulasi dan kebijakan privasi yang ketat. Arsiparis harus memahami dan mematuhi persyaratan hukum yang berlaku terkait pengelolaan arsip tersebut.

Profesi Lainnya

perawat gigi

Perawat Gigi

Pekerjaan “Perawat Gigi” adalah sebuah profesi dalam bidang kesehatan gigi yang bertanggung jawab untuk memberikan perawatan dan pendidikan kesehatan gigi kepada pasien. Seorang perawat gigi

Read More »
pramuniaga

Pramuniaga

Pramuniaga adalah seseorang yang bekerja di bidang perdagangan dan jasa, dengan tugas utama melayani konsumen yang datang ke toko, swalayan, atau perusahaan tempat ia bekerja

Read More »
profesi manajer produksi

Manajer Produksi

Apa itu Pekerjaan Manajer Produksi ? Manajer produksi adalah seseorang yang memimpin dalam koordinasi, perencanaan dan juga kontrol proses produksi. Selain itu, manajer produksi juga bertugas

Read More »
dokter hewan

Dokter Hewan

Apa itu Pekerjaan Dokter Hewan ? Dokter hewan adalah profesional yang bergerak di bidang kesehatan hewan, baik hewan peliharaan, ternak, maupun satwa liar.Dokter hewan juga

Read More »
bisnis development

Bisnis Development

Bisnis Development adalah proses menciptakan peluang baru untuk meningkatkan pertumbuhan dan keuntungan perusahaan. Bisnis development adalah salah satu pekerjaan yang menarik dan menantang di dunia

Read More »
profesi pelaut

Pelaut

Pekerjaan pelaut adalah memeriksa, melakukan pembersihan umum geladak, dan perawatan rutin kapal laut. Selama ekspedisi berlayar, mereka harus mengikuti semua perintah yang diberikan kepada kapten

Read More »