Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola dan memelihara arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi, perusahaan, ataupun instansi milik pemerintah.
Arsiparis memiliki peran penting dalam menjaga integritas dan keberlanjutan informasi, serta memastikan aksesibilitas dan ketersediaan arsip yang diperlukan. Tugas utama seorang arsiparis meliputi pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Mereka juga dapat terlibat dalam penyusunan kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan arsip.
Pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan yang melibatkan pengelolaan dan pemeliharaan arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi. Arsiparis bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengorganisasikan, menyimpan, dan menjaga arsip agar tetap aman dan terjaga keutuhannya. Mereka juga bertugas menyediakan aksesibilitas terhadap arsip yang diperlukan oleh staf internal, peneliti, atau pihak eksternal.
Sebagai arsiparis, tugas utama Anda meliputi:
- Pengumpulan Arsip
Menerima dan mengumpulkan arsip dari berbagai sumber, seperti departemen internal, organisasi mitra, atau individu. Arsip yang diterima harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. - Pengorganisasian Arsip
Membuat sistem klasifikasi dan indeksasi yang efisien untuk mengorganisasikan arsip agar mudah diakses dan ditemukan. Hal ini dapat melibatkan pembuatan struktur folder, label, metadata, atau penggunaan perangkat lunak pengelolaan arsip. - Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
Menyimpan arsip dalam kondisi yang aman dan terjaga keutuhannya. Arsiparis harus memilih tempat penyimpanan yang sesuai, mengontrol suhu dan kelembaban, serta menjaga keamanan fisik dan digital. - Penghapusan dan Pengosongan Arsip
Memahami siklus hidup arsip dan melakukan penghapusan arsip yang sudah tidak relevan atau memenuhi persyaratan hukum. Proses ini harus dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk menjaga keberlanjutan dan keteraturan arsip. - Layanan Referensi dan Akses Arsip
Memberikan layanan referensi kepada pengguna arsip, seperti staf internal, peneliti, atau pihak eksternal. Arsiparis harus mampu memberikan akses yang tepat dan efisien terhadap arsip yang diminta, baik melalui proses permintaan fisik maupun akses digital.
Keahlian yang diperlukan dalam pekerjaan arsiparis meliputi pengetahuan tentang pengelolaan arsip, keterampilan organisasi dan pengaturan, keakuratan dan ketelitian, serta kemampuan komunikasi dan pelayanan yang baik. Memiliki pemahaman tentang perkembangan teknologi dan digitalisasi juga menjadi kebutuhan penting dalam era informasi digital yang terus berkembang.
Pekerjaan arsiparis dapat ditemukan di berbagai sektor, termasuk sektor pemerintahan, perusahaan swasta, lembaga pendidikan, lembaga budaya, dan organisasi nirlaba. Penting bagi seorang arsiparis untuk memahami persyaratan hukum terkait pengelolaan arsip serta menjaga kepatuhan terhadap regulasi privasi yang berlaku.
Dalam upaya menjadi seorang arsiparis yang kompeten, pendidikan formal dalam bidang terkait seperti arsipologi, perpustakaan, atau ilmu informasi dapat menjadi modal yang berguna. Selain itu, pengalaman kerja, keanggotaan dalam asosiasi profesional, dan partisipasi dalam proyek-proyek arsip juga dapat memperkuat kualifikasi dan meningkatkan peluang karir dalam bidang ini.
