Profesi Arsiparis

Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola dan memelihara arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi.

Deskripsi Profesi Arsiparis

Tahukah kamu apa itu arsiparis? Arsiparis adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola dan memelihara arsip atau rekaman informasi di sebuah organisasi, perusahaan, ataupun instansi milik pemerintah.

Jadi guys, arsiparis ini memiliki peran penting dalam menjaga integritas dan keberlanjutan informasi, serta memastikan aksesibilitas dan ketersediaan arsip yang diperlukan. Tugas utama arsiparis adalah pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip, baik dalam bentuk arsip fisik maupun arsip digital. Arsiparis juga dapat terlibat aktif dalam penyusunan kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan arsip.

Jobdesk Arsiparis

Tugas dan Tanggung Jawab Arsiparis

Mengembangkan dan menerapkan sistem pengarsipan yang efisien dan terorganisir.
Menjaga dan memelihara arsip fisik dan digital agar tetap teratur, mudah diakses, dan terjaga keamanannya.
Mengklasifikasikan, mengindeks, dan memberi label pada dokumen dan data perusahaan.
Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan, dan prosedur pengarsipan yang relevan.
Menangani permintaan informasi dan penelusuran arsip dengan cepat dan akurat.
Melakukan pemeliharaan rutin pada arsip fisik, seperti pemindahan, penyusutan, atau pemusnahan yang sesuai.
Mengembangkan dan memberikan pelatihan tentang pengarsipan dan penggunaan sistem pengarsipan kepada staf yang terlibat.
Mengawasi proses pindah arsip saat diperlukan.
Memantau dan menerapkan langkah-langkah keamanan fisik dan digital untuk melindungi arsip dari kehilangan, kerusakan, atau pencurian.
Berkoordinasi dengan departemen atau tim lain untuk keperluan pengarsipan dan permintaan data.

Kualifikasi Arsiparis

Gelar sarjana di bidang perpustakaan, manajemen informasi, atau bidang terkait (lebih disukai).
Pengalaman kerja sebagai arsiparis atau posisi terkait minimal 2 tahun.
Pengetahuan mendalam tentang prinsip dan praktik pengarsipan, termasuk pengarsipan fisik dan digital.
Familiaritas dengan peraturan dan kebijakan pengarsipan yang relevan.
Keahlian dalam menggunakan perangkat lunak pengarsipan dan sistem manajemen dokumen.
Kemampuan organisasi yang baik dan perhatian terhadap detail.
Kemampuan untuk bekerja dengan cepat, presisi, dan menjaga kerahasiaan informasi.
Kemampuan komunikasi dan kerja sama tim yang baik.
Pemahaman tentang kebutuhan dan tantangan dalam pengelolaan arsip di berbagai format (fisik dan digital).
Keterampilan analitis yang kuat dalam memecahkan masalah dan menangani situasi yang kompleks.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Arsiparis

Pengetahuan tentang Pengelolaan Arsip
Seorang arsiparis harus memiliki pemahaman yang kuat tentang prinsip dan praktik pengelolaan arsip, termasuk sistem klasifikasi, indeksasi, dan perawatan fisik dan digital arsip.
Keterampilan Organisasi dan Pengaturan
Kemampuan untuk mengorganisasikan dan mengatur arsip secara sistematis dan efisien sangat penting dalam pekerjaan ini. Arsiparis harus dapat menciptakan struktur yang jelas dan mudah diikuti.
Keakuratan dan Ketelitian
Kehandalan dan akurasi dalam mengelola arsip adalah aspek yang krusial. Kesalahan dalam pengorganisasian atau pemeliharaan arsip dapat berdampak negatif pada aksesibilitas dan integritas informasi.
Kemampuan Komunikasi dan Pelayanan
Arsiparis sering berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk staf internal dan eksternal. Kemampuan komunikasi yang baik dan kemampuan memberikan pelayanan yang memadai sangat penting dalam pekerjaan ini.

Cara Menjadi Arsiparis

Untuk menjadi arsiparis yang profesional, ada beberapa langkah yang bisa kamu lakukan, antara lain:

Menempuh pendidikan formal di bidang kearsipan, seperti program diploma atau sarjana yang relevan dengan kearsipan.
Mengikuti pelatihan atau sertifikasi kearsipan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan dalam pengelolaan arsip.
Mengembangkan kemampuan untuk bekerja sama dengan tim atau pihak lain dalam pengelolaan arsip.
Mendapatkan pengalaman praktis melalui magang atau bekerja di lembaga yang memiliki sistem pengarsipan yang baik.
Memahami regulasi yang berkaitan dengan pengarsipan dan manajemen dokumen.
Menguasai teknologi informasi yang digunakan dalam sistem pengarsipan modern.
Bagi yang berminat menjadi arsiparis di sektor pemerintahan, bisa mengikuti seleksi CPNS untuk posisi arsiparis di berbagai lembaga negara.
Terus mengembangkan diri melalui pendidikan berkelanjutan dan pelatihan profesional untuk meningkatkan karir sebagai arsiparis.

Jenjang Karir Arsiparis

Jenjang karir arsiparis dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi, bidang keahlian, dan tingkat pendidikan yang dimiliki. Secara umum, ada tiga tingkatan karir arsiparis, yaitu:

1. Arsiparis Junior

Arsiparis junior adalah arsiparis yang baru lulus dari pendidikan diploma atau sarjana di bidang kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis junior biasanya bertugas untuk melakukan pekerjaan rutin seperti mengklasifikasikan, mengindeks, dan mendokumentasikan dokumen-dokumen yang masuk atau keluar dari arsip. Arsiparis junior juga harus mampu menggunakan perangkat lunak dan peralatan arsip yang sesuai dengan standar profesional. Arsiparis junior dapat bekerja di berbagai jenis organisasi, seperti pemerintah, perusahaan, lembaga pendidikan, atau lembaga non-pemerintah.

2. Arsiparis Senior

Arsiparis senior adalah arsiparis yang memiliki pengalaman kerja minimal lima tahun di bidang kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis senior harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang lebih mendalam tentang prinsip-prinsip dan praktik kearsipan, serta mampu menangani masalah-masalah yang lebih kompleks dan spesifik. Arsiparis senior juga harus memiliki kemampuan kepemimpinan dan supervisi, serta dapat berkolaborasi dengan pihak-pihak lain yang terkait dengan pengelolaan informasi. Arsiparis senior dapat bekerja di posisi-posisi strategis seperti kepala arsip, konsultan arsip, atau pengajar arsip.

3. Arsiparis Spesialis

Arsiparis spesialis adalah arsiparis yang memiliki keahlian khusus di bidang tertentu yang berkaitan dengan kearsipan atau ilmu informasi. Arsiparis spesialis harus memiliki pendidikan lanjutan seperti magister atau doktor di bidang kearsipan atau ilmu informasi, serta sertifikat profesional yang relevan. Arsiparis spesialis juga harus memiliki penelitian dan publikasi yang berkualitas di bidangnya. Arsiparis spesialis dapat bekerja di organisasi-organisasi yang membutuhkan layanan arsip yang lebih spesifik dan berkualitas, seperti museum, perpustakaan, atau lembaga penelitian.

Jenjang karir arsiparis menawarkan berbagai peluang dan tantangan bagi mereka yang tertarik dengan dunia informasi. Dengan meningkatkan kompetensi dan kredibilitasnya, arsiparis dapat berkontribusi secara signifikan bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan masyarakat.

Yang Harus Kalian Ketahui Arsiparis

Sebelum memutuskan untuk bekerja sebagai arsiparis, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

Kondisi Fisik dan Lingkungan Kerja: Pekerjaan ini dapat melibatkan pemindahan dan pengangkutan arsip fisik yang berat. Selain itu, beberapa lingkungan kerja arsip mungkin membutuhkan penanganan bahan kimia atau penyimpanan khusus. Memiliki kondisi fisik yang sehat dan mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang berbeda adalah penting.
Perkembangan Teknologi dan Digitalisasi: Dalam era digital yang terus berkembang, pemahaman dan keahlian dalam pengelolaan arsip digital menjadi semakin penting. Seorang arsiparis harus terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka sesuai dengan perkembangan teknologi terkini.
Tuntutan Hukum dan Kepatuhan: Beberapa jenis arsip, seperti arsip yang berhubungan dengan keuangan atau data pribadi, mungkin tunduk pada regulasi dan kebijakan privasi yang ketat. Arsiparis harus memahami dan mematuhi persyaratan hukum yang berlaku terkait pengelolaan arsip tersebut.

Profesi Lainnya

finansial planner

Financial Planner

September 16, 2023 No Comments

Financial Planner adalah seorang profesional yang ahli dalam merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan keuangan individu, keluarga, atau perusahaan. Tugas utama mereka adalah membantu klien mencapai tujuan

dealer makelar saham

Dealer Keuangan Makelar Saham

September 16, 2023 No Comments

Dealer Keuangan Makelar Saham adalah seorang profesional yang berperan sebagai perantara antara investor dan pasar saham. Tugas utamanya adalah membeli dan menjual saham atas nama

profesi teknisi radiologi

Teknisi Radiologi Medis

September 16, 2023 No Comments

Pekerjaan teknisi radiologi medis adalah salah satu profesi penting dalam dunia kesehatan. Teknisi radiologi medis berperan dalam mengoperasikan peralatan radiologi untuk menghasilkan gambaran internal tubuh

profesi tata usaha

Tata Usaha

July 28, 2023 No Comments

Tata Usaha merupakan salah satu bagian penting dalam suatu organisasi, baik itu instansi pemerintah, perusahaan swasta, atau lembaga pendidikan. Pekerjaan tata usaha melibatkan sejumlah tugas

profesi fisioterapi

Fisioterapis

July 19, 2023 No Comments

Fisioterapis adalah profesional kesehatan yang bertanggung jawab dalam mengembalikan, mempertahankan, dan meningkatkan mobilitas serta fungsi fisik seseorang yang mengalami gangguan atau cedera. Mereka bekerja dengan

sales marketing

Sales Marketing

October 5, 2023 No Comments

Apa itu Pekerjaan Sales Marketing ? Sales marketing adalah pekerjaan untuk menjual suatu produk atau mempromosikan barang dengan argumen dan deskripsi yang jelas. Seseorang yang bekerja