Apa itu On The Job Training (OJT)? – Sudah pernah dengar istilah OJT? Mungkin kalian sudah pernah mendengarnya sebelumnya. Mungkin juga pernah menemukan mereka bekerja di minimarket. OJT yang ditemui di minimarket ini biasanya terlihat dari seragam hitam putih mereka yang berbeda dari seragam pegawai tetap. Siapakah mereka? Artikel berikut akan menjelaskan lebih lanjut.
Pengertian OJT
On The Job Training (OJT) merupakan sebuah metode pelatihan perusahaan terhadap pegawainya dimana pegawai dapat belajar langsung dari tempat kerjanya. Pegawai dapat memanfaatkan dan belajar langsung menggunakan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Metode OJT biasanya diterapkan untuk melatih dan meningkatkan keterampilan pegawai, produksi, dan efisiensi pekerjaan. Hasil dari metode ini biasanya adalah pegawai mampu menambah keterampilan, meningkatkan kompetensi, dan memperluas pengetahuan yang dibutuhkan agar dapat mengeksekusi pekerjaannya dengan sangat baik. Sebab selama proses pelatihan, mereka dihadapkan pada tantangan dan kendala yang menuntut mereka untuk menyelesaikan masalah dengan baik pada saat itu juga.
Istilah OJT sering digunakan dalam metode pelatihan yang dilakukan oleh pegawai untuk mempelajari cara menggunakan alat-alat atau perlengkapan di lingkungan kerjanya. Sehingga tempat kerjanya juga menjadi tempatnya belajar, simulasi, dan latihan. Selama pelatihan, pegawai mendapat pengawasan dari pengawas, manajer, atau pegawai yang lebih senior.
Metode OJT menjadi pengganti dari presentasi yang biasanya disampaikan sebelum mulai bekerja. Perusahaan tidak menerapkan sistem presentasi dan menunjukkan cara kerja sebelum pegawai benar-benar mulai bekerja. Melalui OJT, pegawai diharapkan belajar sambil bekerja.
Pegawai baru yang menjalani OJT dapat belajar langsung dari prosedur yang mereka saksikan di tempatnya bekerja. Dengan begitu, mereka juga langsung mempelajari ekspektasi apa yang diinginkan di tempat kerja, cara mengoperasikan peralatan, dan keterampilan-keterampilan lainnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Lama pelaksanaan OJT bisa beragam dari berhari-hari, berminggu-minggu, atau lebih. Hal ini bergantung pada apa yang dibutuhkan dalam tugas-tugas pegawai. Seringkali, pegawai baru memulainya dengan meniru apa yang dikerjakan oleh pegawai lama. Setelah dirasa sudah cukup, mereka lanjut untuk mengerjakan tugasnya dengan pengawasan pegawai lama atau pengawas di tempatnya bekerja.
Segala proses OJT dilakukan karena memiliki tujuan untuk mempersiapkan pegawai untuk posisi pekerjaannya. Instruksi, pelatihan, dan simulasi yang telah dipelajari selama OJT akan sangat membantu pegawai untuk meningkatkan keterampilannya. Selain itu, pegawai juga meningkatkan kompetensi dan pengetahuannya sehingga dapat meningkatkan perannya dalam perusahan tempatnya bekerja.
Setelah melewati masa OJT, biasanya pegawai lebih memahami apa yan harus dilakukannya di tempat kerja. Dengan begitu, pengawasan atasan pun mulai bisa dikendorkan. Kemudian pegawai juga tidak perlu diawasi serutin pada masa OJT dalam melaksanakan pekerjaannya.
Untuk mendapat gambaran seperti apa bentuk OJT, berikut beberapa contohnya.
1. Pegawai gudang
Pelatihan yang didapatkan oleh pegawai gudang adalah cara mengoperasikan mesin seperti scissor lift atau meja angkat gunting industri. Mereka juga mempelajari sistem kerja di gudang. Kemudian mempelajari cara menyortir dan meletakkan barang-barang di rak yang benar. Tidak lupa juga mempelajari protocol kerja yang aman.
2. Kasir dan pramuniaga
Peserta OJT kasir dan pramuniaga di minimarket biasanya mendapatkan waktu pelatihan 10 hari. Peserta mendapat tugas mendaftar produk, meletakkan produk sesuai daftar yang sudah dibuat, menjaga kebersihan minimarket, mempromosikan produk kepada konsumen, mengecek stok produk, dan mengoperasikan komputer dan program kasir.
Ketentuan OJT dikembalikan kepada kebijakan perusahaan. Sebab setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan dan sumber daya yang berbeda-beda. Hal ini menyebabkan perusahaan juga memberlakukan sistem OJT yang berbeda-beda.
Berdasarkan dua contoh di atas, pelatihan dan tugas yang diserahkan kepada peserta OJT berbeda. Selain dikarenakan bidang pekerjaan yang berbeda, pelatihan OJT memang dibuat spesifik sesuai deskripsi pekerjaan yang memang dilakukan oleh peserta.
Hal ini pula yang membuat OJT memiliki karakteristik peserta mendapat pelatihan sesuai dengan apa yang nantinya dikerjakan. Sehingga setelah masa pelatihan selesai, mereka dapat terjun langsung ke pekerjaan yang sebenarnya dan mampu memberikan performa yang baik.
Manfaat OJT
Manfaat OJT dapat dirasakan baik oleh pegawai maupun perusahaan. Keduanya sama-sama diuntungkan dari sistem OJT yang tepat. Berikut ini adalah manfaat-manfaat OJT.
1. Proses pelatihan menjadi lebih cepat dan efisien
Ketika proses pelatihan dilakukan lebih cepat, artinya pegawai siap turun ke lapangna dengan segera juga. Hubungan dari keduanya menciptakan efisiensi waktu yang tidak hanya menguntungkan pegawai, tetapi juga bagi perusahaan.
Proses pelatihan yang cepat bukan satu-satunya hal yang menjadikan OJT metode yang bagus. Melalui OJT, pegawai dapat latihan langsung dan melewati pengalaman kerja yang sebenarnya. Kombinasi keduanya secara alami dapat mendorong efektivitas metode OJT.
Pelatihan dengan sistem lama cenderung membutuhkan proses yang panjang dan pegawai belum tentu menyerap pelatihan dengan baik. Hal ini membuat kekurangan dari pelatihan sistem lama adalah pegawai masih membutuhkan pengawasan kerja atau bahkan pelatihan ulang.
Melalui OJT, kekurangan tersebut dapat diperbaiki. Pegawai dapat belajar dengan tepat yang dibutuhkan oleh pekerjaannya. Tidak hanya latihan, pegawai juga dapat mengajukan pertanyaan selama proses pelatihan tersebut. Sehingga menjadikan OJT sebagai metode pelatihan pegawai terbaik.
2. Mempercepat proses adaptasi pegawai
Beberapa jenis bisnis atau industri yang cenderung memiliki laju cepat seperti restoran, retail, jasa pelayanan, dan pabrik. Dinamis dan cepatnya laju jenis bisnis tersebut akan semakin terdukung apabila mempekerjakan pegawai yang juga dapat mengikuti kecepatan laju bisnis tersebut.
OJT dapat mendukung keperluan tersebut. Sebab OJT dapat mempercepat proses adaptasi pegawai di lingkungan kerja barunya hingga performanya dianggap sesuai dengan standar di tempat kerja tersebut. OJT juga memberikan kesempatan bagi pegawai untuk mempelajari perusahaan secara lebih cepat dan efisien
3. Metode sederhana dan mudah diterapkan
Pokok utama dari metode OJT adalah memberikan pegawai baru pelatihan yang dibutuhkan untuk posisinya. Pelatihan yang dimaksud berarti pegawai mencoba menggunakan peralatan yang berhubungan dengan pekerjaannya dan melakukan simulasi. Dalam waktu beberapa hari atau minggu, pegawai dilepas dari fase OJT untuk terjun langsung ke pekerjaannya.
Pegawai senior, manajer, pengawas, atau peran apapun yang memiliki tugas untuk melatih pegawai baru, pastinya sudah memiliki pengalaman sehingga ditugaskan untuk melatih pegawai baru ini. Jika tidak ada peran khusus untuk melatih pegawai baru, hal yang dapat dilakukan adalah pilih pegawai yang berpengalaman dan memiliki kualitas performa yang tinggi.
Cara pelatihan yang diterapkan pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang dimiliki. Pegawai senior dapat menjelaskan dan memberikan contoh kepada pegawai baru sesuai apa yang diketahuinya dan pegawai dapat bertanya secara langsung saat proses pelatihan berlangsung.
4. Pegawai dapat melakukan pekerjaannya lebih awal
Lamanya perpindahan dari proses pelatihan ke bekerja yang sebenarnya bisa beragam bergantung pada tingkat kesulitan pekerjaan. Sehingga yang dimaksud dalam hal ini adalah OJT memberikan peluang bagi perusahaan untuk efisien dalam melaksanakan pelatihan pegawai sampai pegawai mulai dapat bekerja. Sebab setelah melalui proses pelatihan, pegawai mulai dapat melakukan pekerjaannya.
5. Mempertahankan pegawai yang bagus
OJT menunjukkan kepada pegawai dengan setepat-tepatnya apa saja kewajiban yang perlu dipenuhi oleh pegawai. Sehingga pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan apa yang sudah ditunjukkan dan dipelajari pada masa pelatihan.
Selama proses pelatihan, pegawai juga mempelajari setiap tugas yang harapannya dipenuhi dengan baik oleh mereka. Kemudian mereka juga menjalani evaluasi yang dapat menunjukkan di bagian mana dari pekerjaan yang perlu mereka perbaiki dan kembangkan. Melalui metode ini, akhirnya dapat mengurangi kebingungan dan stress yang dialami oleh pegawai dan mereka pun dapat menunjukkan performa terbaiknya.
6. Menyerap pegawai yang sesuai
Melalui OJT, perusahaan dapat langsung melihat kapabilitas pegawai yang dilatih. Mereka tahu aspek apa saja yang masih perlu dikembangkan oleh pegawai. Lalu aspek apa saja yang sulit diperbaiki oleh pegawai. Sebab sambil pelatihan berlangsung, perusahaan juga dapat langsung melakukan penilaian terhadap performa pegawai.
Selain dari sisi perusahaan, OJT juga mendorong pegawai mengetahui dan menggali potensinya. Pegawai yang melalui proses OJT mengerti bahwa waktu yang mereka habiskan selama proses OJT ini digunakan dengan baik. Hal ini memberikan timbal balik kepada perusahaan dimana pegawai menilai perusahaan memiliki reputasi yang baik dalam mengelola pegawainya.
Hal tersebut juga yang membuat metode OJT menarik bagi banyak kandidat. Sebab dari sudut pandang kandidat, artinya perusahaan menjamin untuk memberikan pelatihan strategis yang dapat membantu kandidat terpilih dalam mengenal perusahaan dan latihan sebelum bekerja.
7. Meningkatkan kualitas kerja sama tim
Pegawai baru akan bertemu pegawai lainnya selama proses OJT. Hal ini menjadi kesempatan bagi mereka untuk berinteraksi, berproses, sampai menyelesaikan masalah bersama-sama. Proses ini akan menciptakan rasa familiar di antara mereka dan membuka kesempatan bagi pegawai baru untuk mengajukan pertanyaan.
8. Manajemen pewarisan pengetahuan tentang perusahaan
Pada dasarnya, pengertian dari manajemen pewarisan pengetahuan adalah upaya pegawai senior mentransfer pengetahuannya tentang pekerjaanya kepada pegawai baru. Upaya tersebut dilakukan untuk mempertahankan standar, keterampilan, dan pengetahuan yang ada dalam perusahaan.
Pengetahuan pegawai senior akan sangat berharga untuk disampaikan kepada pegawai baru. Pengetahuan terus disampaikan kepada setiap generasi baru untuk mengembangkan perusahaan. Sehingga ketika pegawai senior sudah pensiun atau berhenti dari perusahaan tempatnya bekerja, kelangsungan aktivitas perusahaan tetap terjaga dengan baik.
Tidak hanya itu, latihan juga memberi kesempatan bagi pegawai senior untuk menyampaikan cara kerja perusahaan yang barangkali berbeda dari perusahaan lainnya. Setiap perusahaan biasanya memiliki karakteristik dan cara perlakuan yang berbeda-beda. Melalui pelatihan ini, pegawai jadi mengetahui apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan.
9. Latihan yang diberikan relevan dengan pekerjaan pegawai
Aspek tersebut menjadi daya tarik tersendiri bagi kandidat yang melamar. Mereka mengharapkan kepastian dan jaminan bahwa mereka mendapatkan perkenalan dan pelatihan yang sepantasnya dan sesuai dengan bidangnya. OJT berdasarkan sistemnya memberikan kelebihan tersebut kepada kandidat.
10. Menghemat biaya latihan
Umumnya OJT dilaksanakan pada saat hari kerja dan tidak membutuhkan banyak waktu. Hal ini berarti pegawai baru bertemu dengan pegawai lama lainnya selama pelatihan. Dengan begitu, perusahaan dapat menekan anggaran pelatihan dan pegawai dapat langsung menunjukkan performanya dalam waktu singkat setelah melalui pelatihan.
11. Peserta OJT dibayar
Tidak seperti magang yang belum tentu dibayar, peserta OJT atau pegawai yang mengikuti OJT dibayar. Seperti definisinya, pegawai mendapatkan pelatihan sambil mengerjakan tugasnya. Kedua pihak tidak mengeluarkan biaya untuk pelatihan. Tetapi tenaga kerja pegawai pada masa OJT dihargai dengan cara mereka menerima gaji.
Baca Juga: Cara Izin Tidak Masuk Kerja melalui WhatsApp
