mployee logo
cara membalas e-mail undangan interview

6 Cara Membalas E-mail Undangan Interview

Cara membalas e-mail undangan interview – Seiring perkembangan teknologi, proses interview banyak yang dilakukan melalui daring dengan bantuan berbagai aplikasi video conference. Proses lamaran pun juga melalui e-mail sehingga kandidat diharuskan mengirim melalui file.

Biasanya jika kandidat lolos dalam proses administrasi, kandidat akan diberitahukan untuk proses selanjutnya yaitu pada tahap interview. Rekruter akan mengundang interview melalui e-mail.

Biasanya ini dilengkapi dengan link video conference beserta pertanyaan konfirmasi apakah kandidat akan menghadiri proses interview tersebut. Nah dalam tahap ini kandidat harus membalas e-mail undangan interview dengan baik dan profesional. Lantas bagaimana cara membalas e-mail undangan interview dengan baik dan profesional? Berikut ini Mployee ulas tips bagaimana cara membalas e-mail undangan interview beserta contoh-contohnya.

Cara membalas e-mail undangan interview

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan kamu ketika akan membalas e-mail interview. Simak poin-poinnya berikut ini.

Jangan lupa berikan salam kepada perekrut

Sebelum membalas jangan lupa menulis salam pada bagian awal isi e-mail. Berikan salam pembuka yang baik dan santun serta tulis nama rekruter dengan lengkap. Berikut contohnya:

Jika dalam bahasa Indonesia kamu bisa menulis misal:

Selamat pagi, Yth. (nama rekruter)

Jika dalam bahasa Inggris misal:

Good morning / Dear (nama rekruter)

Tulis subjek e-mail

Meskipun ini hanya berupa balasan konfirmasi e-mail undangan interview, namun jangan lupakan subjek pada balasan e-mail. Memberikan subjek e-mail bertujuan agar balasan konfirmasi e-mail yang kamu kirim dapat langsung dilihat oleh rekruter dan sebagai indikator agar emailmu segera dibuka. Kamu bisa menuliskan subjek e-mail undangan interview dengan (Konfirmasi permohonan wawancara kerja – nama kamu)

Mengucapkan terima kasih

Ucapkan terima kasih bahwa kamu sudah diberikan kesempatan untuk bisa berlanjut pada tahapan interview kerja. Jelaskan juga posisi dan nama perusahaan yang sedang kamu lamar.  Ini berguna untuk memperjelas proses rekrutmenmu. Berikut ini contohnya:

“Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan untuk (posisi yang kamu lamar) di (nama perusahaan)

Jangan bertele-tele dan langsung pada poin penting

Selanjutnya mulai dengan mengkonfirmasikan apakah kamu bersedia hadir pada proses wawancara yang telah dijadwalkan perusahaan. Berikut ini contoh konfirmasi cara membalas undangan interview.

Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan untuk (posisi) di (nama perusahaan) saya akan hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan

Lantas bagaimana jika kamu tidak bisa hadir dalam jadwal yang telah ditentukan? Tentu saja kamu bisa melakukan reschedule pada rekrutrer dengan menanyakan apakah tanggal tersebut rekruter dapat bersedia mengubah jadwal interviewmu.

Selain itu jelaskan alasan dan kondisi yang jelas secara ringkas mengapa kamu harus me-reschedule jadwal interview tersebut. Misal saja karena situasi kesehatanmu, kondisi darurat keluarga maupun pribadi, atau kondisi pekerjaanmu saat ini.  Sampaikan dengan jujur dengan awal kalimat permohonan maaf karena kamu tidak dapat hadir di jadwal yang sudah diatur rekruter.

Penjelasan yang jelas dapat membuat rekruter mempertimbangkan pergantian jadwalmu dengan sebaik mungkin. Berikut ini contohnya.

Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan untuk (posisi) di (nama perusahaan). Namun mohon maaf sebelumnya bahwa pada tanggal tersebut saya masih belum bisa menghadiri proses interview dikarenakan masih dalam (ceritakan ringkas kondisimu). Jika memungkinkan apakah jadwal interview dapat diganti dengan jadwal (tuliskan saran jadwalmu atau kamu bisa memberikan wewenang penggantian jadwal sepenuhnya kepada rekruter kembali)

Penutup yang sopan

Akhiri dengan penutup pesan yang santun dan tunjukkan antusias pada proses interview yang akan kamu hadiri pada waktu tersebut. Berikut ini contohnya:

Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan untuk (posisi) di (nama perusahaan) saya akan hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan. Segera saya akan mempersiapkan berbagai berkas tambahan saat proses interview berlangsung. Sekali lagi, terima kasih telah mengundang saya.

Tambahkan nama dan kontak yang dapat dihubungi

Meski rekruter sudah memegang beberapa datamu yang telah kamu lampirkan melalui CV, namun tidak ada salahnya menambahkan kembali informasi nama dan kontak yang bisa dihubungi. Hal ini bertujuan agar memberikan kesan profesional saat membalas sebuah e-mail. Berikut ini contohnya:

Terima kasih banyak atas kesempatan interview yang diberikan untuk (posisi) di (nama perusahaan) saya akan hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan. Segera saya akan mempersiapkan berbagai berkas tambahan saat proses interview berlangsung. Sekali lagi, terima kasih telah mengundang saya.”

Hormat saya,

(nama kamu)

(e-mail)

(nomor telepon)

Contoh template cara membalas e-mail undangan interview

Berikut ini beberapa contoh template balasan e-mail interview yang bisa kamu gunakan.

Cara membalas e-mail undangan interview hadir pada waktu yang ditentukan

Yth Ibu Mudjiyati
HRD PT Percetakan Utama

Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan pada posisi Staff Administrasi di PT Percetakan Utama. Saya akan hadir pada tanggal yang telah ditentukan dan sekaligus melampirkan tambahan berkas yang telah ditentukan pada saat proses wawancara. Saya menantikan kesempatan ini untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi ini. Sekali lagi, terima kasih atas pemberitahuan proses wawancara PT Percetakan Utama.

Hormat saya,

Soffya
rantimahmudah@gmail.com
+62822444XXXXX

Cara membalas e-mail undangan interview untuk reschedule

Berikut ini contoh interview reschedule untuk menyerahkan reschedule pada tim perusahaan.

Yth Ibu Mudjiyati
HRD PT Percetakan Utama

Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan pada posisi Staff Administrasi di PT Percetakan Utama. Namun mohon maaf sebesar-besarnya saya masih belum bisa hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan dikarenakan masih dalam kondisi isolasi mandiri hingga tanggal 4 Februari 2021. Jika berkenan apakah proses interview dapat dijadwalkan ulang pada tanggal dan waktu berikutnya sesuai wewenang perusahaan. Saya akan hadir dengan melampirkan berkas tambahan yang telah ditentukan. Sekali lagi, terima kasih atas pertimbangan ibu dan tim HRD PT Percetakan Utama.

Hormat saya,

Soffya
rantimahmudah@gmail.com
+62822444XXXXX

Berikut ini contoh interview reschedule dari pihak pelamar.

Yth Ibu Mudjiyati
HRD PT Percetakan Utama

Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan pada posisi Staff Administrasi di PT Percetakan Utama. Namun mohon maaf sebesar-besarnya saya masih belum bisa hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan dikarenakan masih dalam kondisi isolasi mandiri hingga tanggal 4 Februari 2021. Jika berkenan apakah proses interview dapat dijadwalkan ulang pada tanggal 7 Februari 2021 pukul 09.00 WIB. Saya akan hadir dengan melampirkan berkas tambahan yang telah ditentukan. Sekali lagi, terima kasih atas pertimbangan ibu dan tim HRD PT Percetakan Utama.

Hormat saya,

Soffya
rantimahmudah@gmail.com
+62822444XXXXX

Cara membalas e-mail undangan interview “tidak hadir”

Sekalipun kamu tidak dapat hadir pada kesempatan interview yang diberikan, wajib untuk tetap membalas e-mail undangan interview pada jadwal yang telah ditentukan tersebut. Hal ini berguna agar perusahaan mendapatkan konfirmasi jelas mengenai kehadiranmu. Selain itu, ini akan membuat kamu terlihat lebih profesional. Berikut ini contoh konfirmasi e-mail undangan ketidakhadiran interview.

Yth Ibu Mudjiyati
HRD PT Percetakan Utama

Terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan pada posisi Staff Administrasi di PT Percetakan Utama. Namun mohon maaf sebesar-besarnya saya tidak dapat hadir pada proses interview yang telah ditentukan karena satu lain hal (kamu juga bisa memberikan penjelasan lebih rinci dan jujur asalkan dengan kalimat yang santun dan tidak menyinggung). Sekali lagi terima kasih atas kesempatan interview yang diberikan.

Hormat saya,

Soffya
rantimahmudah@gmail.com
+62822444XXXXX

Cara membalas e-mail undangan interview dengan bahasa Inggris

Adakalanya rekruter akan memberikan e-mail balasan interview menggunakan bahasa Inggris dan bisa jadi proses interview tersebut akan dilakukan menggunakan bahasa Inggris. Berikut ini contoh template balasan e-mail undangan interviewe dengan bahasa Inggris

Dear Ms. Mudjiyati

Recruiter PT Printing Utama

Thank you for the interview opportunity given to the Administrative Staff position at PT Printing Utama. I will be present at the appointed time and any additional files that have been determined during the interview process. I look forward to this opportunity for further action regarding this position. Once again, thank you for notifying PT Printing Utama interview process.

 Soffya
rantimahmudah@gmail.com
+62822444XXXXX

Tips membalas e-mail undangan konfirmasi interview

Selain memperhatikan cara membalas e-mail undangan interview dengan tepat, kamu juga perlu memperhatikan tips-tips berikut ini ya.

Jangan membalas terlalu lama

Setelah mengirim lamaran pada e-mail perusahaan yang kamu tuju, sering-seringlah mengecek kotak masuk e-mailmu agar kamu dapat membalas e-mail rekruter dengan cepat dan tepat waktu. Membalas secepatnya juga menandakan antusias kamu pada proses interview mendatang.

Singkat, padat, dan jelas

Tulis konfirmasi kehadiran dengan kalimat yang singkat, padat, namun detail dan jelas. Jangan terlalu bertele-bertele dan panjang. Lagipula rekruter akan membaca sekilas konfirmasi balasan interview kamu.

Hindari menyematkan emoji atau atau menggunakan bahasa gaul

Perhatikan tata bahasa yang kamu gunakan ya. Hindari menggunakan bahasa gaul atau bahasa keseharian untuk membalas e-mail balasan interview. Selain itu jangan menyematkan emoji apapun di badan e-mail balasan serta hindari penulisan typo atau salah ketik. Meskipun kamu ingin menyematkan emoji senyum (contoh: : ) ) namun hindari penggunaannya agar terkesan lebih profesional.

Jangan lupa melampirkan berkas dengan format yang jelas

Jika rekrutrer memohon untuk melampirkan dokumen pada konfirmasi balasan undangan interview, kamu juga harus menepatinya dan melampirkannya dengan nama dan format yang jelas. Misal saja rekruter memohon untuk melampirkan portofolio terbarum, maka kamu juga harus melampirkan file portofolio sesuai ketentuan rekuter. Contoh melampirkan portofolio dengan format PDF.

Tanpa subjek e-mail

Sudah disinggung sebelumnya bahwa cara membalas e-mail undangan interview harus menggunakan subjek e-mail. Jika kamu lupa menyematkan subjek e-mail, ini akan membuat e-mail balasanmu kurang profesional dan bisa saja terlewat terbaca oleh tim HRD perusahaan.  

Baca juga:

Itulah beberapa cara membalas e-mail undangan konfirmasi interview beserta templatenya. Kamu bisa menggunakan salah satunya atau menjadikannya sebagai referensimu sebelum membalas e-mail  undangan interview. Kamu juga bisa membuat kalimat balasan dengan versi terbaikmu. Selamat mencoba dan semoga membantu.

Share this post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email