Apa yang kamu ketahui tentang tugas tata usaha sekolah? Seketika memori kita teringat dengan staff tata usaha saat kita masih sekolah, mereka setiap hari bekutat dengan komputer dan dokumen. Tugas tata usaha sekolah yaitu mengumpulkan, mengolah dan menyediakan informasi bagi pihak sekolah dan warga sekolah (siswa, guru, wali murid, dan masyarakat.
Setelah membaca artikel ini, kamu akan mengetahui lebih mendalam terkait tugas tata usaha sekolah, pengertian, persyaratan dan lingkup pekerjaanya. Yuk langsung saja kita simak!
Pentingnya Tata Usaha Sekolah
Tata Usaha (TU) sekolah sebagai pelaksana teknis penyelenggaraan administrasi dan informasi sekolah. Bukankah setiap sekolah membutuhkan segala hal yang berkaitan dengan administrasi?
Setiap sekolah sangat perlu memiliki ketatausahaan. Sekolah dengan jumlah murid yang sedikit dan masih dalam tahap merintis pun sangat membutuhkan TU. Keberadaan TU (Tata Usaha) sekolah merupakan bagian penting demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan sekolah.
Hal ini tidak terlepas dari tanggung jawab TU yang berkaitan dengan penyediaan informasi. Tidak dapat dimungkiri, informasi yang lengkap akan mengoptimalkan pelayanan sekolah kepada warga sekolah.
Tata Usaha Sekolah Lulusan Apa
Kualifikasi untuk profesi tata usaha sekolah menyesuaikan dengan tugas, tanggung jawab dan kebutuhan sekolah. Beberapa sekolah mensyaratkan lulusan SMA/K dengan atau tanpa pengalaman. Namun, terdapat juga sekolah yang mensyaratkan minimal pendidikan diploma (D3).
Jurusan yang berkaitan dengan ilmu administrasi, komunikasi, teknik informatika dan komputer biasanya prioritas utama untuk posisi ini. Persyaratan ini bergantung pada kebutuhan skill yang diperlukan sekolah. Misalnya, sekolah membutuhkan tata usaha bagian design dan sosial media, maka jurusan komputer dan design yang diutamakan. Lalu, sekolah membutuhkan orang yang pandai mengurus administrasi maka jurusan administrasi atau perkantoran yang lebih diprioritaskan.
Syarat Menjadi Tata Usaha Sekolah
Selain persyaratan minimal pendidikan, profesi tata usaha sekolah juga mempunyai kualifikasi atau persyaratan yang harus dipenuhi agar pekerjaan makin efektif. Hal ini seperti yang disebutkan sebelumnya, tata usaha memiliki peranan yang sangat besar dalam pengelolaan arsip meliputi siswa, keuangan, guru dan kurikulum. Inilah beberapa syarat atau kualifikasi staff TU (Tata Usaha) sekolah:
1. Memahami tentang Administrasi Sekolah
Syarat utama untuk menempati posisi tata usaha sekolah yaitu mengerti tentang administrasi sekolah mulai dari proses pendaftaran siswa baru, pengelolaan data siswa, surat menyurat, pembayaran dan kegiatan lainnya.
2. Menguasai Skill Komputer
Seorang staff TU harus menguasai komputer, bukan menguasai dasarnya saja. Terutama skill Microsoft Office. Hal ini karena kamu akan berurusan dengan pekerjaan yang menggunakan komputer setiap hari.
3. Keterampilan Komunikasi
Staff TU dituntut untuk berkomunikasi dengan semua pendidik, tenaga kependidikan, siswa bahkan tak jarang orang tua di sekolah. Oleh karenanya, seorang staff tata usaha sekolah yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik akan dapat menjalin hubungan yang baik dengan semua pihak yang terkait dengan sekolah.
4. Memiliki Kemampuan Organisasi
Kemampuan organisasi ini berkaitan dengan tugas seorang tata usaha sekolah dalam membuat laporan keuangan, menyimpan dokumen-dokumen penting, bekerja sama dengan berbagai pihak di dalam dan luar sekolah. Kemampuan organisasi yang baik akan membantu staff tata usaha sekolah untuk menyelesaikan tugas secara efektif.
5. Pengalaman Kerja yang Memadai
Pekerjaan staff tata usaha sangatlah kompleks. Oleh karenanya beberapa sekolah menginginkan seseorang yang mempunyai pengalaman kerja yang sebidang. Pengalaman ini pastinya akan memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola administrasi, keuangan dan siswa di sekolah. Pekerjaan seperti mengisi data dapodik juga perlu pengetahuan dan pemahaman agar lebih cepat bukan?
Tugas Tata Usaha Sekolah
Apa yang teman-teman ketahui tentang tugas tata usaha sekolah? Tata usaha sekolah biasanya dibagi menjadi kepala tata usaha sekolah dan staff tata usaha sekolah, di mana setiap staff mempunyai tugas pokok yang berbeda-beda.Nah, inilah ulasan tupoksi atau tugas tata usaha sekolah:
1. Kepala Tata Usaha Sekolah
Tugas pokok kepala tata usaha sekolah adalah melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah. Inilah uraian tugas kepala tata usaha sekolah:
- Menyusun program tata usaha sekolah
- Mengelola keuangan sekolah
- Mengurus administrasi tenaga pendidik dan siswa
- Membina dan mengembangkan skill pegawai tata usaha
- Mengurus administrasi perlengkapan sekolah
- Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah
- Menyusun laporan kegiatan tata usaha secara rutin
2. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Umum
Uraian tugasnya meliputi:
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan
- Membuat Struktur Organisasi Sekolah dan TU (tata usaha)
- Membuat buku tamu umum, dinas, orang tua siswa dan supervisi
- Membuat papan statistik siswa dan tenaga pendidik
- Membuat dokumen terkait pendirian sekolah
3. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Kepegawaian
Uraian tugasnya meliputi:
- Membuat buku induk pegawai
- Membuat buku pengawasan kenaikan tingkat
- Membuat buku pengawasan kenaikan berkala
- Menyusun daftar pembagian tugas mengajar
- Menyusun file kepegawaian sekolah
- Membuat dan update buku cuti bagi guru dan tenaga kependidikan
  4. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Kesiswaan
Uraian tugasnya meliputi:
- Buku induk Siswa
- Buku Klaper
- Buku Mutasi
- Daftar Calon Siswa Baru
- Arsip Fotokopi STTB yang Keluar dan Masuk
- Daftar Peserta UN
- Penyimpanan Rapor Siswa
- Buku Beasiswa
- Data Lulusan yang melanjutkan dan bekerja
- Data Prestasi Siswa
5. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Perlengkapan
Uraian tugasnya meliputi:
- Buku Penerimaan Barang
- Buku Pengeluaran Barang
- Buku Barang (Pakai Habis)
- Buku Barang (Inventaris)
- Kartu Inventaris Ruangan
- Tempat Penyimpanan Dokumen Tanah/Bangunan
6. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Surat
Uraian tugasnya meliputi:
- Kartu Kendali Masuk
- Kartu Kendali Keluar
- File Surat Masuk Keluar
7. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Keuangan
Uraian tugasnya meliputi:
- Arsip RAPBS/APBS
- Buku-Buku Pencatatan Keuangan Komite Sekolah
- Buku-buku Pencatatan Keuangan Proyek
- Arsip SPJ Rutin, Proyek, Komite Sekolah
- Arsip SPJ KJM, Beasiswa
8. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi Laboratorium
Uraian tugasnya meliputi:
- Mengelola administrasi labolatorium
- Menginventarisasikan barang-barang labolatorium
- Mendata kebutuhan yang diperlukan labolatorium
- Memberikan pelayanan bagi guru dan siswa yang akan praktikum di laboratorium
9. Tugas Pokok: Melaksanakan Administrasi K3
Uraian tugasnya meliputi:
- Melaksanakan tugas piket jaga malam
- Membersihkan lingkungan sekolah sesuai pembagian yang telah disepakati
- Membersihkan ruangan kantor dan kelas
- Memeriksa persediaan air dan kamar mandi
- Mengontrol kunci dan jendela kantor serta kelas setiap hari
Pekerjaan lain di sekolah:
Tugas Pustakawan Sekolah Lengkap dan Gajinya
12 Tugas Pengasuh Daycare dan Gaji
Ruang Lingkup Apa Saja yang Dikerjakan Oleh Tata Usaha
Dari tugas dan tanggung jawab yang telah disebutkan di atas, menurut teman-teman apa saja ruang lingkup kerja dari staff tata usaha? Staff tata usaha sekolah sebagian besar pekerjaannya terdiri dari: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan dan menyampaikan data yang ada kepada pihak yang membutuhkan. Pihak ini biasanya murid, orang tua, guru dan kepala sekolah. Nah, inilah penjelasan ruang lingkup pekerjaan staff TU (Tata Usaha) sekolah:
- Menghimpun Data: Menghimpun data berkaitan dengan mengumpulkan data yang asalnya tidak ada menjadi ada atau data yang ada tetapi berserakan sehingga sulit untuk ditemukan.
- Mencatat Data: Kegiatan selanjutnya setelah menghimpun data adalah mencatat segala sesuatu yang berhubungan dengan kebutuhan data tersebut.
- Mengolah Data: Data yang sudah dikumpulkan perlu diolah sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan secara efektif dan efisien.
- Menggandakan Data: Terkadang data yang sudah kita simpan hilang karena terhapus atau dicuri oleh orang, alangkah baiknya data tersebut digandakan baik berbentuk soft file maupun hard file.
- Menyimpan Data: Data yang dimiliki oleh sekolah perlu disimpan dengan baik agar mudah ditemukan dan tidak hilang bila suatu saat dibutuhkan. Apalagi data di sekolah dapat tersimpan puluhan tahun bukan?
- Menyampaikan Data: Data yang telah diolah dan disimpan perlu disampaikan kepada siapa pun yang membutuhkan data-data tersebut. Namun, sebagai staff TU kamu juga perlu ingat data tersebut tidak boleh diserbaluaskan sembarangan.
Nah, itulah informasi tentang tugas tata usaha sekolah, persyaratan dan ruang lingkup pekerjaannya. Bagaimana kamu ingin bekerja di posisi ini? Semoga berhasil ya! Mployee juga menyajikan artikel yang berkaitan dengan pekerjaan dan tips trik mendapatkan pekerjaan. Bila bacaan ini bermanfaat, bagikan juga di sosial media kamu. See you.
