Tugas bagian purchasing – Dalam sebuah perusahaan yang memiliki lebih dari 100 karyawan, umumnya akan memiliki berbagai divisi masing – masing untuk mengontrol jalannya bisnis agar lebih terstruktur dan sistem operasionalnya berjalan dnegan baik . Salah satu divisi penting dalam perusahaan adalah bagian purchasing.
Bagian purchasing atau purchasing staff dapat juga disebut sebagai divisi staff pembelian. Bagian purchasing merupakan staff yang bertugas untuk mengurus berbagai pembelian bahan, barang, dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Tugas bagian staff purchasing lain adalah menjaga tingkat stok hingga bernegoisasi dengan vendor atau supplier.
Selain itu terdapat berbagai tugas dan tanggung jawab bagian purchasing di setiap perusahaan. Berikut iki Mployee akan menguraikannya satu per satu tugas staff purchasing yang umumnya ditemui di berbagai sektor bisnis.
Tugas bagian purchasing dan tanggung jawabnya
Melakukan pembelian barang
Tugas bagian purchasing yang utama adalah melakukan pembelian barang sesuai kebutuhan perusahaan. Staff purchasing harus memilih produk dari berbagai vendor terbaik yang menawarkan produk. Maka dari itu, seorang staff purchasing harus mampu melakukan riset vendor terbaik yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Riset ini lah yang membutuhkan ketelitian dan seleksi yang ketat guna memastikan menerima produk terbaik untuk perusahaan. Staff purchasing juga dapat bekerjasama dengan divisi keuangan dan finance untuk perencanaan keuangan pembelian berbagai produk atau bahan kebutuhan perusahaan.
Memastikan kualitas barang yang dipilih untuk perusahaan adalah terbaik
Selain memilih dan melakukan riset terkait vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, tugas bagian purchasing lain adalah memastikan produk yang dipilih dan tiba di perusahaan adalah produk dengan kualitas terbaik.
Staff purchasing juga harus memastikan kondisi barang yang dipesan sesuai dengan ketentuan yang sudah disepakati, seperti jumlah produk, variasi warna, atau model. Jika tidak sesuai, maka staf dapat mengajukan komplain kepada vendor dengan dilengkapi bukti purchase order (PO) yang valid dan sesuai kesepakatan perusahaan dan vendor.
Melakukan pencatatan terkait laporan pembelian
Staff bagian purchasing bertugas untuk medokumentasikan segala transaksi dalam perusahaan baik masuk dan keluar. Staff purchasing akan melakukan rekapitulasi dan pengumpulan data yang berguna untuk membuat keputusan.
Lewat laporan tersebut, staff purchasing akan mengetahui apakah pembelian sudah dilakukan dengan optimal atau belum dilihat dari pencatatan laporan tersebut. Selain itu laporan yang dibuat juga harus memuat bagaimana progress kerja sama yang dilakukan perusahaan dengan vendor.
Laporan tersebut umumnya dibuat tahunan, namun beberapa perusahaan juga dapat menyusun laporan per semester atau triwulan. Tim divisi purchasing juga harus mampu mengetahui kriteria kelayakan sebuah vendor dan bertanggung jawab untuk membuat dan menyelesaikan kontrak kerja sama.
Menganalisis vendor maupun supplier yang akan bekerjasama dengan supplier
Selain melakukan pembelian barang dan melakukan rekapitulasi terkait transaksi dengan vendor, sebelum melakukan keputusan memilih vendor, tugas bagian purchasing terlebih dahulu harus menganalisa vendor terbaik untuk digunakan, melakukan negoisasi harga, pengambilan sampel, dan lain sebagainya. Ini berguna agar perusahaan mendapatkan vendor terbaik dan sesuai yang bisa diajak bekerjasama dengan baik.
Membina hubungan baik dengan vendor atau supplier
Setelah mendapatkan vendor atau supplier yang cocok dan terbaik untuk perusahaan, tugas bagian purchasing lainnya adalah membina hubungan baik dengan vendor atau supplier agar dapat terus melakukan kerjasama dengan baik.
Memastikan stok produk tersedia di perusahaan
Staff purchasing harus memastikan dan mengecek ketersediaan barang di perusahaan. Jangan sampai ketersediaan barang benar-benar habis dan tak bersisa sehingga akan menyulitkan operasional perusahaan. Tak hanya itu, staff purchasing juga harus mampu memastikan pembelian barang tidak berlebihan, sesuai kebutuhan, dan memilih harga sebaik dan seoptimal mungkin.
Melakukan negoisasi dengan vendor atau supplier dengan baik
Divisi purchasing juga bertanggung jawab dalam melakukan negoisasi dengan vendor atau supplier dengan baik. Sebab, perusahaan harus mendapatkan kebutuhan barang dengan kualitas dan harga terbaik. Maka dari itu, bagian purchasing harus memiliki keahlian negoisasi dan skill komunikasi yang baik.
Melakukan mediasi pembayaran dan memastikan pembayaran tepat waktu
Selain bertugas untuk melakukan negoisasi dan melakukan pembelian, tugas bagian purchasing juga melakukan mediasi pembayaran. Hal tersebut karena setiap perusahaan melibatkan banyak vendor dengan tenggat waktu pembayaran yang berbeda-beda. Proses pembayaran ini juga melibatkan kerjasama antara departemen keuangan atau finance.
Skill atau keahlian yang dibutuhkan staff purchasing
Untuk menjadi bagian dari divisi purchasing, maka seorang harus memiliki beberapa keahlian berikut ini:
Komunikasi yang baik
Keahlian utama yang harus dimiliki staff purchasing adalah memiliki skill komunikasi yang baik. Hal tersebut karena tim purchasing akan selalu berhubungan dengan vendor dan supplier untuk melakukan negoisasi dan kerjasama yang baik.
Selain itu tim purchasing juga harus mampu berkoordinasi dengan divisi lain seperti departemen keuangan untuk mengatur pembayaran kepada vendor atau supplier.
Keahlian dalam Microsoft Office
Keahlian dalam Microsoft Office tentu harus dimiliki staff purchasing untuk melakukan pencatatan dan pendokumentasian berbagai file terkait pemesanan barang oleh vendor atau supplier. File -file tersebut biasanya berupa dokumen tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, pembuatan PO, dan lain sebagainya.
Beberapa program Microsoft yang perlu dikuasai staff purchasing seperti Microsoft Word, Excel, dan lainnya.
Selain itu seiring dengan berkembangnya teknologi, seorang staff purchasing juga harus mampu beradaptasi dengan berbagai software atau aplikasi purchasing yang dimiliki perusahaan. Software – software tersebut yang nantinya akan dikontrol oleh tim purchasing untuk mempermudah jalannya proses purchasing di sebuah perusahaan.
Paham perpajakan
Setiap pembelian barang tentu terdapat pajak yang harus dibayarkan. Bagi tim divisi purchasing harus mengetahui atau paham sedikit banyak mengenai perpajakan. Pengetahuan mengenai perpajakan akan membantu dalam mengetahui berapa dan kapan biaya yang harus dibayarkan.
Keahlian negoisasi yang baik
Tugas bagian purchasing adalah melakukan negoisasi dengan vendor dan mampu memilih yang terbaik untuk perusahaan baik dari segi harga dan produk. Maka dari itu kemampuan dalam hal negoisasi sangat diperlukan staff purchasing agar dapat menghasilkan keputusan yang terbaik.
Kemampuan organisir yang baik
Proses purchasing akan membutuhkan berbagai dokumen yang cukup banyak seperti tanda bukti pengiriman, penerimaan, pemesanan, dan lain sebagainya. Berbagai dokumen ini tentu harus disimpan dan dirapikan agar terorganisir dengan baik.
Tahapan dalam proses purchasing
Untuk mengetahui lebih lanjut terkait bagian purchasing, berikut ini beberapa tahapan dalam proses purchasing pada sebuah perusahaan secara umum:
Mengerti dan paham dengan kebutuhan berbagai divisi
Tahapan pertama dalam purchasing adalah staff harus mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak yang membutuhkan tersebut kemudian mengajukan permintaan secara tertulis kepada pihak purchase. Dalam hal ini, pihak pengajuan harus benar – benar memastikan permintaannya dengan baik agar tidak ada permintaan yang tertinggal atau kurang.
Mencari dan memilih vendor atau supplier terbaik
Setelah menerima berbagai permintaan barang atau jasa dari beberapa departemen, tahapan selanjutnya adalah mencari dan memiliki vendor atau supplier terbaik untuk pemesanan barang atau jasa yang dibutuhkan.
Dalam hal ini tim purchasing harus mampu menemukan vendor yang cocok dan terbaik dari segi harga, produk, dan kualitasnya. Pada tahapan ini, tim purchasing juga harus mampu melakukan negoisasi agar dapat menjalin kerjasama terbaik perusahaan dengan vendor yang dipilih.
Melakukan pemesanan
Setelah menentukan vendor yang cocok, saatnya untuk melakukan pemesanan atau Purchase Order kepada pihak vendor. Tugas bagian purchasing di sini akan membuat dokumen PO yang akan dikirimkan ke vendor yang menyediakan barang sesuai kebutuhan pemesanan perusahaan.
Memantau pemesanan
Setelah dokumen purchase order telah dikirimkan ke vendor, pesanan akan diproses dalam jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan vendor dan perusahaan. Dalam hal ini, tim purchasing akan memantau serta mengontrol pemesanan yang dibutuhkan kepada vendor. Staff akan menghubungi vendor untuk memantau pemesanannya baik melalui telepon, e-mail, maupun datang langsung ke kantor vendor.
Penerimaan dan pemeriksaan barang
Setelah pemesanan dilakukan dan barang telah sampai di perusahaan, tim purchasing akan menerima sekaligus mengecek barang yang diterima dari vendor sesuai dengan ketentuan dokumen PO atau tidak.
Tim purchasing juga harus memantau pengeekan kualitas dan memastikan tidak ada produk yang cacat diterima. Jika terdapat barang yang tidak sesuai, tim purchasing harus segera melakukan return barang sesuai ketentuan kontrak yang telah disepakati bersama vendor.
Pembayaran
Setelah melakukan pengecekan dan barang yang diterima sudah sesuai saatnya tim purchasing melakukan pembayaran. Dalam proses pembayaran, tim purchasing akan berkoordinasi dengan tim finance atau accounting perusahaan.
Karir sebagai purchasing
Dalam bidang purchasing terdapat beberapa pilihan karir yang bisa dipilih. Untuk Anda yang tertarik mengenai divisi ini, berikut ini beberapa pilihan karir dalam bidang purchasing.
Purchasing admin
Purchasing admin dibutuhkan dalam proses pembelian barang. Tugas purchasing admin adalah menganalisis dan menyesuaikan purchase program dengan kebutuhan perusahaan, memastikan pembelian tidak melebihi budget, dan memastikan pembayaran supplier dan vendor tepat waktu.
Purchasing manager
Purchasing manager akan bertugas untuk memantau seluruh proses pembelian secara detail. Seperti mengembangkan purchase strategy, mengatur kegiatan pembelian, berkoordinasi dengan tim inventory, melakuakn manajemen budget dan menyiapkan cost estimation.
Purchasing staff
Purchasing staff bertugas menyiapkan purchase order dan lelang untuk barang dan jasa. Melakukan negoisasi dengan vendor, mengecek laporan finansial, dan menentukan harga beli yang tepat. Dalam hal ini seorang purchasing staff harus mampu menguasai keahlian dalam komunikasi yang baik agar terjalin kerja sama yang sesuai harapan perusahaan.
Gaji bagian purchasing
Dilansir dair Indeed, gaji staff bagian purchasing di Indonesia berkisar rata – rata Rp 3,8 juta hingga Rp 4,3 juta tergantung pada UMK masing -masing kota, jabatan, ketentuan pada masing – masing perusahaan.
Untuk Anda yang ingin melamar pekerjaan sebagai bagian dari purchasing ada baiknya dapat melakukan riset terkait tugas, tanggung jawab, dan skill yang dibutuhkan.
Baca juga:
- Daftar UMK/UMR Seluruh Kota Pulau Jawa 2022, Kota Bekasi Tertinggi!
- Kisaran Penghasilan YouTuber 1000 Subcriber dan Tips Meningkatkannya
Kami juga menyarankan sebelum melamar ada baiknya Anda mengerti dan paham terkait perusahaan yang akan dilamar. Hal ini berguna agar Anda memiliki gambaran tugas purchasing pada sektor bisnis perusahaan tersebut. Sekian ulasan mengenai tugas bagian purchasing beserta tanggung jawab dan keahlian yang harus diperhatikan. Selamat mencoba dan semoga sukses.
